Quanto impiega un potenziale studente a iscriversi a un corso? A volte qualche mese, a volte qualche anno, a volte ci prova ma poi desiste. I comportamenti dipendono anche dal grado della scuola, dall’obbligatorietà e da fattori personali. Ma è certo che, qualsiasi sia il corso o la scuola di interesse, ogni prospect passa dalle stesse fasi, specifiche e cruciali (il cosiddetto funnel di marketing). Il primo step è la consapevolezza dell’esistenza del corso; arriva poi lo sviluppo di interesse, la richiesta di informazioni, poi di ammissione e infine la conferma e l’inserimento.
La marketing automation può dare un considerevole aiuto a tenere informati e coinvolti i tuoi prospect durante tutte le fasi del loro percorso e prevenire che abbandonino l’intenzione di iscriversi.
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Cosa vuol dire esattamente automazione?
Si parla di automazione nel marketing quando un software o uno strumento completa un’attività di marketing o di vendita al posto di una persona. Si definiscono dunque delle condizioni per rendere automatiche alcune attività ripetitive e migliorare l’interazione con il proprio pubblico. Una “strategia di marketing automation” prevede sia la tecnologia per l’automazione, il piano per eseguirla e la continua ottimizzazione dei processi.
In che modo le scuole possono utilizzare l’automation?
L’automazione del marketing può avere un impatto significativo in particolare sui team di ammissione che gestiscono percorsi decisionali lunghi (a volte passano anni dal primo contatto all’iscrizione vera e propria) e che hanno bisogno di farsi percepire sempre vicini e attenti ai prospect. Infatti l’automation permette di aumentare la personalizzazione dei messaggi e garantisce un’impeccabile puntualità nel fornire informazioni importanti o promemoria.
Esempi pratici di marketing automation per le scuole
I modi per usare l’automazione sono infiniti. Ogni realtà può ragionare sui processi che vuole migliorare e sui suoi obiettivi di business per elaborare la strategia più adatta.
Ecco 5 motivi per cui potresti pensare di fare automazione con qualche esempio per poter apprezzare le potenzialità di questa attività:
1. Risparmio di tempo
Quante segreterie scolastiche o reparti di marketing conservano risposte standard da copiare e incollare in risposta alle più frequenti domande che ricevono? Succede così anche nella tua realtà? È un classico. Non dover riscrivere ogni volta un testo sempre uguale è di certo un grande risparmio di tempo. Ma l’automazione può farti fare un passo in più. Puoi far individuare al tuo software azioni precise compiute da un prospect e associargli a tua volta un’azione, come l’invio di una e-mail, di un messaggio o di una notifica. Questa azione, una volta programmata, avverrà in automatico.
Un contatto si iscrive a un Open Day? Posso impostare l’invio di una e-mail o di un messaggio che automaticamente consegna un promemoria il giorno prima dell’evento con data, ora e istruzioni per partecipare all’evento come le indicazioni stradali o il link per la diretta streaming. Qualcuno si iscrive a un corso? Posso far riconoscere questa azione e decidere di mandare automaticamente una e-mail di benvenuto con informazioni e allegati. A livello avanzato ci sono software che possono essere addestrati a leggere i contenuti dei messaggi e delle mail e, in presenza di determinate parole o stringhe di parole, inviare una risposta.
Ovviamente poi dovrai assicurarti dal pannello di controllo che tutto stia funzionando correttamente e cercare di migliorare le performance, magari facendo degli A/B test.
2. Organizzazione e monitoraggio
Vuoi mandare un questionario di valutazione a chi ha partecipato a un Open Day? Assicurati di mandarlo solo a chi ha davvero partecipato. Mentre a chi non è risultato presente potresti mandare una comunicazione in cui proporre altre date. Mostrare attenzione e riuscire a non generalizzare le comunicazioni permetterà alla tua scuola di guadagnare più stima e credibilità.
Ora cambiamo scenario: soprattutto nelle fasi di iscrizione, capita che i potenziali studenti si perdano nei passaggi burocratici, tra l’invio di documenti, moduli e attestati e lascino in sospeso la loro iscrizione. Se fai parte di una scuola o di un’università con un alto numero di iscritti all’anno, sai bene come sia difficile monitorare ogni singolo caso. L’automazione può venirti in soccorso e migliorare tutto il processo. In che modo? Puoi far assegnare al programma in modo automatico lo stato di avanzamento di ogni contatto e poi programmare degli avvisi con promemoria e istruzioni per aiutare e guidare il prospect nei passaggi mancanti e arrivare così a completare l’iscrizione al corso.
Per altre operazioni, puoi anche creare dei promemoria per te stesso e collegarle ai contatti, per ricordarti, ad esempio, l’invio di un’email particolare, la creazione di una campagna promozionale, di fare una telefonata o di programmare un appuntamento.
3. Puntualità e interesse al singolo
Altre volte potresti essere tu stesso, sopraffatto dagli impegni e dalle informazioni, soprattutto nei periodi cruciali dell’orientamento, a non riuscire a gestire con le tempistiche desiderate alcune comunicazioni. Hai organizzato un Open Day il sabato e vorresti che il lunedì mattina tutti i partecipanti ricevano un messaggio (SMS o whatsapp) di follow-up? Crea la tua lista di destinatari, prepara il testo con anticipo e programma l’invio. Così il lunedì potrai gestire le urgenze mentre i tuoi contatti saranno contenti di ricevere in modo puntuale i tuoi ringraziamenti o delle informazioni aggiuntive. Il prospect assocerà valori come puntualità e accuratezza alla tua scuola migliorandone la sua percezione.
4. Testare l’efficacia delle comunicazioni
La grande forza del digital marketing è sapere cosa funziona e cosa no. La piattaforma di automation che sceglierai potrà offrirti tantissime informazioni sulle metriche delle tue azioni di comunicazione: tassi di apertura delle e-mail, tassi di annullamento di iscrizione, tassi di rimbalzo, numero di click su eventuali bottoni che inserisci, tag assegnati in base alle azioni compiute, pagine visitate, pdf scaricati.
Potrai determinare quali e-mail funzionano e quali invece devono essere ripensate.
Come si fa a capirlo? Come si leggono i numeri?
Un modo semplice è provare a fare degli A/B test. Anche in questo caso dobbiamo impostare una strategia. Proviamo a fare un esempio. Per una newsletter, potresti partire testando l’oggetto della mail: scrivine due versioni completamente diverse e poi al 50% dei tuoi contatti ne mandi uno e al restante 50% mandi l’altro. Decidi quale KPI (indicatore di performance) vuoi misurare: in questo caso il tasso di apertura della newsletter e in che misura ti aspetti il miglioramento (+50%, +100%, +300%). Tieni presente che variazioni di pochi punti percentuali possono essere arbitrarie, soprattutto se parliamo di invii a poche centinaia o migliaia di contatti, in questo caso consigliamo di eseguire nuovamente il test.
Qualora ci fossero differenze statisticamente significative, allora potreste creare 2-3 varianti dell’oggetto che ha avuto il miglior risultato e testare anche queste con l’oggetto vincitore. Oppure potreste passare a testare i Call To Action presenti sui bottoni oppure la struttura della mail o altri elementi presenti per cercare sempre di trovare la soluzione migliore.
5. Stile e cura grafica
Anche una comunicazione via e-mail si merita di essere curata nella sua forma estetica: da un lato, è quello che si aspettano i destinatari; dall’altro una corretta impostazione grafica rende il contenuto del messaggio più leggibile.
Spesso le scuole non hanno all’interno del loro team dei professionisti grafici e non hanno le risorse per assumere un designer. Gli strumenti di marketing automation offrono vantaggi anche da questo punto di vista: avrai a disposizione modelli HTML predefiniti. Sono dei layout pre-progettati, ma questo non significa che non siano personalizzabili. Puoi regolare facilmente i design, usare i colori che preferisci o applicare il logo della tua scuola.
Non dimenticare che le e-mail sono una forma di rappresentanza per il tuo istituto di istruzione. Avere una comunicazione raffinata, dall’aspetto professionale e accattivante alla vista, non farà altro che aumentare l’efficacia della messaggistica della scuola e portarti ad avere maggiore interazione.
Non c’è automazione senza strategia
Come abbiamo visto, le scuole possono utilizzare l’automation marketing per rendere automatico l’invio di comunicazioni a gruppi specifici di contatti, garantendo così che ricevano al momento giusto le informazioni più pertinenti in base a dove si trovano nel funnel. Prima ancora di pensare all’automazione, dunque, è importante stabilire per ogni fase del funnel una strategia.
Potrai inviare il contenuto giusto alla persona giusta: solo in questo modo il tuo messaggio non verrà recepito come una fonte di disturbo ma come un aiuto e, a volte, anche come una gentilezza.
Tuttavia, le e-mail o i messaggi automatizzati non sono destinati a sostituire tutte le comunicazioni importanti che richiedono di essere personalizzate al 100%.
Non dimentichiamo che il nostro mittente non è solo un freddo indirizzo email, ma una persona unica. Proviamo a immaginare di averla davanti a noi tutte le volte che scriviamo: sia per messaggi automatici, sia per messaggi one to one , questo è il valore aggiunto fondamentale.
