Public Speaking e open day: consigli per migliorare

Aggiornamento: giugno 2023

Oggi parliamo del public speaking. Più precisamente del public speaking nel mondo dell’education marketing. Il motivo è molto semplice: è fondamentale tenerlo in considerazione quando si lavora in questo contesto.

In questo articolo vi racconterò due aneddoti che, nella mia esperienza da consulente strategico per l’organizzazione di Open Day, mi hanno molto colpito, e poi passerò alla pratica con alcuni suggerimenti da sperimentare da subito.

Il momento clou della vostra campagna iscrizioni

Cominciamo con un esempio che rende l’idea in modo immediato.

Immaginate di aver strutturato una campagna marketing fantastica. Avete considerato tutti gli aspetti relativi al funnel, la landing page, le conversioni, i follow up. La struttura dell’open day è stata studiata nei minimi dettagli, le slide nuove sono pronte, e l’accoglienza dei partecipanti è andata bene. Siete pronti. Finalmente siete riusciti a portare nel luogo da voi prestabilito tutte le persone interessate al vostro corso; sono lì, pronte ad ascoltare il/la relatore/trice che sta per parlare.

Ecco: quello è il momento più importante di tutta la campagna iscrizioni.

È il momento in cui si genera nella testa del partecipante all’open day la convinzione di aver fatto la scelta giusta, di essere al posto giusto e che ciò che gli state proponendo è esattamente ciò che stava cercando.
La capacità di valorizzare tutto il lavoro messo in moto da altre persone (consulenti, copywriter, grafici, programmatori, tecnici, segretarie, ecc) è nelle mani del relatore. O forse è meglio dire nella bocca del relatore.

La preparazione dei relatori: un aspetto trascurato

Vi racconto un aneddoto che ci è capitato qualche anno fa. Una scuola molto prestigiosa ci contatta e ci chiede di rivedere con noi la loro campagna marketing in quanto non sufficiente ad incrementare le iscrizioni ai loro corsi. Essendo in pieno periodo di iscrizioni decidiamo di farci un’idea andando direttamente “sul campo”: scelgo di presentarmi ad un loro open day.

Arrivato a scuola con un discreto anticipo (arrivare in anticipo è davvero utile: si possono conoscere molti aspetti che ci si perderebbe arrivando puntuali) svolgo la parte relativa alle pratiche di registrazione e mi accomodo insieme ad altri partecipanti, aspettando l’inizio dell’evento. La prima persona che “sale sul palco” è il responsabile didattico che – non credevo alle mie orecchie – ha esordito dicendo: «Buongiorno mi chiamo XXX e vi devo spiegare il corso ABC. Ho poco tempo perché tra 20 minuti ho un altro impegno. Da dove cominciamo?».

Ok, questo forse è uno dei casi più clamorosi a cui mi sia capitato di assistere, ma in realtà vediamo continuamente relatori che agli open day espongono senza essersi preparati un discorso ed averlo provato (se ti interessa, abbiamo preparato un articolo che ti guida passo dopo passo nella creazione di un discorso efficace per il tuo Open Day). Oppure la cui competenza non sia all’altezza e che quindi l’open day risulti poco coinvolgente, noioso o addirittura irritante.

Uno degli aspetti che quasi sempre viene trascurato – e se ci fermiamo a pensarci per un secondo è incredibile – è quello di chiedersi: quanto è preparato il relatore? Può essere messo in condizione di avere una performance migliore? Esiste un modo per aumentare le sue competenze?

Queste domande vengono continuamente fatte in tutte le fasi di una campagna marketing; basti pensare a quante volte ci si chiede se una grafica è abbastanza performante o se può essere migliorata. Oppure se esista una call-to-action migliore di quella che in questo momento è utilizzata su un cartellone pubblicitario o sulla homepage del sito.

Ma non ci si chiede (quasi) mai se si può migliorare la capacità del relatore. Perché?
Sinceramente non abbiamo una motivazione sicura del perché così spesso si trascuri una delle fasi cruciali della comunicazione ma forse la spiegazione più probabile deriva dalla convinzione che questa sia una competenza innata nelle persone: è una cosa che “ce l’hai o non ce l’hai”, che “non si può insegnare”. Beh, questa convinzione è falsa. Semplicemente, non è vero che non ci si possa allenare a esporre in pubblico in modo efficace.
Si tratta anzi di una competenza in cui è doveroso esercitarsi.

Approcciarsi al public speaking: le basi

Prima di vedere insieme alcuni spunti che possano tornarvi utili quando avrete a che fare con un pubblico a cui dovrete presentare qualcosa di importante, due premesse fondamentali:

• La prima è l’aver voglia di fare un lavoro su sé stessi. Migliorare la propria comunicazione in pubblico significa partire dall’assunto che il proprio modo di presentare ha dei punti deboli e che serve mettersi in gioco. Se pensi di essere già bravo, che nessuno può insegnarti o correggerti su come esponi, questo è un approccio che non porta a grandi risultati. Quindi, prima regola: avere un mindset focalizzato all’autocritica.
• La seconda cosa fondamentale è la forza di volontà e la costanza. Puoi avere il miglior coach di public speaking, o leggere tutti i testi sull’argomento, ma se non entri nello spirito di impegnarti, nel fare esercizi, farti ascoltare (o registrarti per poi riascoltarti), e continuamente riprovare a correggerti, non farai molta strada.  È come se leggessi molto attentamente un bel libro di esercizi per imparare a suonare la chitarra e poi, senza provare nemmeno una volta, la imbracci e sali sul palco di San Siro con la convinzione di suonare come Bruce Springsteen. Perciò, seconda regola aurea: essere consapevoli che serve allenamento.

Consigli pratici

Impara l’ordine dei topic a memoria

È vero, un buon relatore sa a memoria il suo discorso, e l’ha provato e riprovato a tal punto che sembra che stia improvvisando anche quando invece sta seguendo esattamente un copione. Vi è mai capitato di vedere un comico a teatro? Quelli bravi sembra che stiano dicendo le prime cose che gli passano per la testa… Ma se andassi allo spettacolo successivo la magia si spezzerebbe: vedresti esattamente le stesse improvvisazioni a cui avevi assistito qualche giorno prima.

Detto questo, nel nostro caso non serve la perfezione. Non devi sapere tutto a memoria. L’importante però è… sapere a memoria la scaletta degli argomenti, i concetti, da toccare durante il discorso. “Cosa viene prima?” “E cosa subito dopo?”.

Prepara i collegamenti tra i topic

Strano da dirsi ma c’è una cosa che è più importante dei topic che toccate durante il tuo Open Day: i passaggi tra un argomento e l’altro. I collegamenti che ti portano a passare dall’argomento “corpo docenti” all’argomento “programma di studi”; dalle “gite” alle “modalità di iscrizione”.
Troppo spesso assistiamo a speech in cui il relatore parla di un concetto, si ferma, si gira verso il muro su cui è proiettata la slide, clicca sul giraslide per far avanzare la presentazione e dopodiché riprende il discorso illustrando il nuovo concetto appena apparso.

Ricordati che i concetti devono essere introdotti dal relatore durante il discorso, e dopo dalla slide. Ti consiglio di mostrare la slide solo quando la platea sarà pronta e attenta a quanto gli starete per mostrare. Facendo così il tuo discorso non risulterà noioso, frammentato e “fatto a compitino”: anzi, sarà una storia che racconterai attraverso i vari topic del vostro discorso, tenendo l’attenzione alta e la platea “sul palmo della tua mano”.

Interagisci con il pubblico

Ricordati sempre che sei lì per la platea. Che domande hanno? È tutto chiaro? Là in fondo sentono bene? Cerca in più modi di “accendere” i partecipanti, così non si annoieranno e si sentiranno importanti e davvero presi in considerazione. Chiedi loro, ad esempio, come si chiamano e poi ripetete il loro nome. Assicurati che tutti in platea abbiano sentito la domanda fatta da una persona in prima fila. Ringrazia chi vi fa delle domande.
In una parola: coinvolgili.

E mi raccomando, se a te o al tuo team dovesse capitare una domanda a cui non sapete rispondere, o di cui non siete sicuri della risposta… dite candidamente “non lo so”. Non inventate una risposta per il semplice fatto che volete compiacere il partecipante oppure perché non volete fare la figura dell’impreparato (sì, ci è capitato anche di assistere a situazioni di questo tipo).
Dite “non lo so, ma mi informo e glielo faccio sapere”, oppure “questa cosa io non la so, ma possiamo chiedere a XYZ che sicuramente ci potrà dare una risposta precisa”. Che effetto otterrai? Sembrerai ancor più trasparente e onesto se eviterai di mentire.

Ricordati di divertirti! (ecco cosa puoi fare)

Se sei stato scelto, o ti sei candidato, come relatore e dovrai parlare davanti a una platea più o meno ampia, c’è una cosa che ti aiuterà a fare una buona performance: il divertimento. Se trovi il modo di divertirti “sul palco”, allora il risultato è assicurato. Un relatore che si diverte mette inconsapevolemte a proprio agio la platea. È sorridente, e fa battute. È accomodante. In pratica, è efficace.

Dato che ognuno di noi è diverso, allo stesso modo ognuno di noi può trovare diversi motivi per divertirsi: c’è chi adora essere al centro dell’attenzione (solitamente queste persone amano fare battute, e a livello di cinesica sono molto bravi), chi ha a cuore il fatto di valorizzare ciò che fa la propria scuola (per loro un buon escamotage è quello di trovare storie o aneddoti che possono raccontare per far “toccare con mano” i concetti che devono illustrare alla platea), oppure c’è chi invece è curioso di natura (e quindi si divertirebbe molto nel conoscere i partecipanti e far loro domande). Non importa come individuiate il divertimento in questa attività che dovrete fare: l’importante è che lo troviate.

Risorse per migliorare nell’esposizione

Fatte queste 2 premesse, senza le quali tutto il resto sarebbe solo tempo sprecato, e quindi dando per assodato che la voglia di mettersi in gioco e la forza di volontà siano forti nel relatore, ci sono diverse strade che si possono percorrere, ciascuna con il suo livello di impegno e motivazione.

Andiamo in ordine, in un crescendo di impegno:

• Leggi libri sull’argomento. Ci sono diversi libri di formazione a riguardo. Uno che consigliamo per iniziare ad approcciare l’argomento, perché scritto in modo molto leggero ma con molti consigli interessanti è “Confessions of a public speaker” (in Italia edito da O Reilly con il titolo “Parlare in pubblico”) di Scott Berkun.
• Frequenta un corso di formazione. Si può scegliere tra diverse formule, con dei coach che in uno o due giorni allenano te e il tuo team nell’esporre in pubblico. Ad esempio, ultimamente con una scuola abbiamo organizzato un corso di formazione sul public speaking della durata di 8 ore dove si è partiti dai concetti di base, si è passati alle tecniche, per finire con le esercitazioni. Vi diamo un consiglio: se optate per questa scelta, prevedete sempre almeno un giorno in più, magari a distanza di un pò di tempo, per fare un ripasso generale tramite ulteriori esercitazioni!
• Continua a fare pratica. Toastmaster è una realtà che ha diversi club dislocati in molte città ed è mirata proprio sul public speaking (ciò fa capire quanto questa competenza sia da allenare, esattamente come chi va in palestra ad esempio). Si paga una fee mensile e si ha la possibilità di accedere agli eventi e fare pratica con una platea che è lì apposta a segnalarti dove migliorare. Per chi vuole raggiungere livelli davvero alti, questa è la strada migliore.

Pensiamo che questo sia quello che serve per avvicinarti all’argomento e facilitarti nel caso pensassi di organizzare qualcosa sul tema.

Relatori preparati: i vantaggi di questo allenamento

I vantaggi di iniziare una riflessione sul public speaking di questo tipo sono molteplici; i più importanti sono:

• Migliorerete nella gestione della platea
• I partecipanti ascolteranno una presentazione che li tocca nel profondo, e suscita in loro emozioni
• Aumenterete la ritenzione nella platea, cioè chi ascolta si ricorderà meglio e più a lungo di ciò che viene detto

Tenete conto che, lavorando nel campo dell’education marketing, abbiamo raccolto negli anni diversi dati sulle dinamiche riguardanti i relatori. Vi assicuriamo che la scelta di un relatore piuttosto che un altro incide in grande percentuale sulla conversione di un prospects (trasformandolo così da “interessato” ad “iscritto”). I relatori daranno un volto ed una voce alla scuola. Scegliere le persone che più sono adatte a questo incarico è un compito fondamentale.

Dal nostro punto di vista, questi sono aspetti davvero strategici.
Se non avete mai fatto nulla di simile, secondo noi è giunto il momento di pensarci.