Scuole: conoscere il budget è importante!

Non sapendo il budget stanziato non si può dir loro che tipo di azioni possano esser prese in considerazione, in che misura e quindi a quali costi.

budget scuole
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Quando ci incontriamo con scuole o realtà formative per decidere come promuovere un corso di formazione, a volte capita di assistere, da parte di direttori o responsabili della scuola, a lunghe descrizioni sulla tipologia del corso, idee (talvolta) bizzarre e costose su come promuoverlo e di “progetti futuri” dell’azienda.

Arrivando, però, alla fine dell’incontro ci si sente un po’ confusi: ci si rende conto di non aver compreso al 100% quello che il nostro interlocutore ci ha detto.

Esattamente, cosa vorrebbe? Che gli si organizzi un open day o che gli si posizioni il sito? Che si crei la nuova brochure o che si partecipi a fiere di settore? Che ci si occupi delle collaborazioni o del placement? Oppure un lavoro organico di education marketing che prenda in considerazione tutto quanto?

Come se non bastasse, a rincarare la dose arriva la domanda da un milione di dollari: “Quanto mi costa?”

La reazione spontanea sarebbe quella di chiedere: “Cosa?”.

Ma non sarebbe la risposta più funzionale, e dunque corretta.

Ciò che è opportuno fare è riprendere gli argomenti trattati, facendo domande che permettono di comprendere appieno quello che il cliente vuole. A tal proposito si possono utilizzare locuzioni tipo: “Quindi mi sta chiedendo di ………, giusto?” oppure “Quello che vuole, se ho capito bene, è……?”. È fondamentale infatti fare un’analisi della domanda più accurata possibile, avendo un approccio che garantisca quantomeno di avere corrispondenza tra ciò che si è capito e ciò che effettivamente vuole comunicare il cliente.

Una volta che il cliente ci ha confermato ciò che vuole, ciò che si aspetta, abbiamo delle informazioni più precise che ci consentono di formulare con esattezza le operazioni di intervento affini al nostro cliente e, soprattutto, di quantificare il costo di tali azioni da compiere.

Ci sono delle volte invece in cui il cliente esterna entusiasmo e voglia di intraprendere tutto quello che è emerso dall’incontro e si aspetta che gli si dica il costo, conoscendo a memoria i tariffari di tutto. Il problema in questa impostazione sta alla base: dovrebbe avvenire esattamente il contrario. Dovrebbe essere il cliente a dire quale budget, anche solo approssimativo, ha a disposizione per quella determinata campagna o promozione.

In questi momenti la cosa più funzionale alla scuola è saper rispondere a una domanda semplice, ma altrettanto determinante: “Quanto budget si ha a disposizione per promuovere questo corso?”

 La parte più difficile è quando si cerca di spiegare al cliente perché non sapendo il budget stanziato non si può dir loro che tipo di azioni possano esser prese in considerazione, in che misura e quindi a quali costi.

Senza un budget predeterminato non si può fare neanche una previsione credibile dei risultati e del ROI.grafico budget

Ecco un esempio semplice ma utile a ribadire quanto scritto finora: il cliente, per storicità dei risultati ottenuti, riferisce che il volantinaggio è stato il mezzo che ha dato il miglior risultato in termini di ROI e che quindi bisogna continuare a farlo.

Se ad esempio si disponesse di un budget elevato, si potrebbe tranquillamente investire una cifra adeguata (adottiamo per comodità unità indicative: spesa ipotetica ‘100’) per distribuire in modo capillare 20.000 volantini in 20 diverse città, con 40 persone assunte tra volantinatrici e volantinatori.

Viceversa, se ‘100’ è il budget totale che si ha a disposizione, non potrà essere speso interamente per quest’unica operazione, ma sarà opportuno utilizzarne solo un parte; di conseguenza occorre ridimensionare la portata del volantinaggio: non ne verranno distribuiti 20.000 in città diverse, ma probabilmente ci si dovrà dedicare principalmente – e con attenzione particolare – alla sola città sede della scuola.

La stessa operazione, quindi, oltre ad avere quasi tutti i costi materiali profondamente diversi (stampa, spedizione, permessi, distribuzione e quant’altro) avrà anche bisogno di un apporto completamente diverso da parte del reparto marketing nell’essere organizzata e seguita, con conseguente differenza anche in questo costo.

 

Si potrebbero fare centinaia di esempi come questo: a voi quali varianti di “Quanto mi costa?” sono capitate?

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