Prendere decisioni condivise, gestire il cambiamento, creare innovazione e affrontare i conflitti: nelle organizzazioni educative tutto questo passa, quasi sempre, da riunioni e momenti di confronto.
Ed è proprio qui che spesso qualcosa si inceppa.
Dopo diversi anni di lavoro sul campo, riteniamo che i tempi siano maturi per affrontare un tema tanto utile quanto ancora sottovalutato nel mondo scolastico: la facilitazione.
Partiamo da una scena fin troppo familiare: un tavolo, luci al neon, facce stanche. Qualcuno scrolla il telefono, altri parlano senza un vero filo logico, molti non sanno bene perché siano lì. Le solite voci dominano la conversazione, il tempo scorre, le decisioni non arrivano. E alla fine si esce dalla stanza con più dubbi di prima.
È qui che ci viene incontro la facilitazione.
Cos’è la facilitazione?
“La facilitazione è l’arte di aiutare un gruppo a pensare insieme, esplorare opzioni e prendere decisioni”, questa è la definizione della IAF – International Association of Facilitators.
La facilitazione, quindi, si applica ai gruppi e ha l’obiettivo di strutturare il dialogo e il confronto, affinché le persone possano arrivare a decisioni realmente condivise.
Questo processo non avviene in modo spontaneo nelle riunioni tradizionali. È necessario introdurre un personaggio chiave, con competenze specifiche, in grado di ribaltare il paradigma classico della riunione: il Facilitatore.
Chi è e cosa fa il facilitatore?
Potrebbe sembrare una figura quasi mitologica, capace con un incantesimo di rendere tutti attenti, partecipi e collaborativi. In qualche misura lo è.
Il Facilitatore è un professionista che guida il processo. È neutrale rispetto ai temi discussi e utilizza strumenti, tecniche e metodologie per aiutare il gruppo a raggiungere un obiettivo chiaro, in un tempo definito, assicurando il contributo attivo di tutti e rendendo le riunioni dei veri e propri workshop.
Il suo ruolo principale è creare lo spazio perché le risposte migliori emergano dal gruppo stesso.
È una figura a metà tra il designer e l’arbitro: progetta il campo da gioco, fornisce le regole, gestisce le dinamiche e assicura che tutti possano giocare ad armi pari.
In concreto, il facilitatore:
- definisce obiettivi condivisi e risultati attesi
- progetta e guida percorsi di lavoro, stabilendo contenuti, tempi e strumenti
- crea un clima di partecipazione, gestisce i conflitti e promuove il coinvolgimento di tutti i partecipanti
- favorisce creatività, collaborazione e negoziazione
- monitora l’avanzamento e resta imparziale rispetto ai temi
- facilita il raggiungimento di decisioni partecipate e sostenibili
La neutralità è alla base della facilitazione
Il facilitatore è un esperto del processo, non del contenuto.
Il suo compito non è dare soluzioni o consigli, ma aiutare il gruppo a costruirli. Il valore della facilitazione non sta nel “sapere le risposte”, bensì nel porre le domande giuste e nel creare una struttura che permetta al team di trovarle in autonomia.
Separare chi gestisce il processo da chi contribuisce ai contenuti è estremamente potente.
Quando il facilitatore si occupa del come, il gruppo può concentrarsi sul cosa, sentendosi pienamente responsabile delle decisioni prese.
Pensate a una riunione su come gestire gli open day con dirigente, amministrativi (segreteria, admission, comunicazione ecc.) e docenti o capi dipartimento. Se questa riunione fosse facilitata, ne uscireste con tante nuove idee, una struttura chiara dell’evento, una lista dei compiti e di chi si è assunto la responsabilità di portarli avanti.
Non sareste contenti?
Investendo tre ore di lavoro, potreste risparmiarne molte di più tra riunioni inconcludenti, svariate e-mail, la ricaduta del lavoro sui soliti ignoti e la totale mancanza di chiarezza sulle decisioni prese e sulle responsabilità.
Gestire il conflitto: come la facilitazione lo trasforma in valore
Nelle scuole – come in molte organizzazioni – i conflitti spesso rimangono latenti per anni. Quando il disaccordo viene represso in nome del quieto vivere, le persone si disimpegnano e smettono di sentirsi responsabili dei risultati.
Un buon facilitatore non evita il conflitto, ma incoraggia attivamente che venga espresso in modo aperto e costruttivo.
Il facilitatore non è un pacificatore, ma un garante dello spazio sicuro in cui il disaccordo può emergere. Fornisce al gruppo gli strumenti per navigare le divergenze, sia che si tratti di gestire un partecipante “dominante” che monopolizza la conversazione, sia regolando il confronto tra visioni opposte, sia assegnando a qualcuno il ruolo di “avvocato del diavolo” per testare la solidità di un’idea.
Un conflitto ben gestito rafforza il gruppo e porta a decisioni più solide, condivise e durature.
Esempi concreti di facilitazione a scuola
In Education Marketing Italia affianchiamo al ruolo di consulenti quello di facilitatori.
Siamo certificati in LEGO® SERIOUS PLAY® (leggi per approfondire il metodo LSP), Nielsen Norman Group, Design Thinking, membri della IAF (e ne seguiamo il codice etico) e della Interaction Design Foundation.
Questo ci permette di indossare, a seconda del contesto, il “cappello” del consulente o quello del facilitatore e di progettare workshop per scuole di ogni ordine e grado, ad esempio:
- workshop di marketing sulla creazione condivisa di Empathy Map, Buyer Personas, Customer Journey, Value Proposition
- riorganizzazione dei processi di admission
- creazione o ristrutturazione di team interni alle scuole
- definizione di una Vision condivisa
- definizione delle priorità strategiche
- design di nuovi progetti educativo o nuovi corsi
- riorganizzazione di ruoli e responsabilità
- ideazione di eventi e contenuti
- analisi di scenari complessi (risk assessment, adozione AI, gestione di crisi)
- workshop con studenti per campagne di comunicazione
In contesti anche molto eterogenei, con gruppi che vanno da 4 a 100 persone, l’esito dei workshop tende sempre a convergere sugli stessi elementi di soddisfazione:
- Condivisione reale di conoscenze e punti di vista, anche in contesti scolastici dove le informazioni tendono a circolare poco e in modo frammentato.
- Coinvolgimento trasversale delle diverse componenti del gruppo, indipendentemente da ruolo e funzione.
- Partecipazione concreta ai processi decisionali, con la percezione diffusa di aver contribuito davvero alla generazione delle idee.
- Aumento del commitment verso le scelte emerse dal lavoro condiviso.
- Maggiore consapevolezza e responsabilizzazione, perché le decisioni non vengono subite, ma costruite insieme.
Ed è proprio questo che rende la facilitazione uno strumento chiave per superare la resistenza al cambiamento: le soluzioni co-create funzionano molto meglio di quelle imposte dall’alto.
Se volete rendere le vostre riunioni più efficaci, prendere decisioni migliori e costruire consenso reale attorno ai progetti della vostra scuola, la facilitazione è un cambio di paradigma concreto e tangibile. Un intervento mirato, progettato sulle reali esigenze della vostra scuola. Contattateci!
