Quando si parla di comunicazione scolastica, è importante partire da un dato molto concreto: non tutte le scuole hanno a disposizione un grafico, un art director o un professionista della comunicazione visiva. Molto spesso a realizzare una locandina, un post social, una storia Instagram o la grafica per un Open Day è una persona interna all’istituto che, accanto al proprio ruolo principale, si occupa anche della comunicazione. Magari ha una buona sensibilità estetica, ha imparato nel tempo a utilizzare alcuni strumenti digitali e, soprattutto, mette a disposizione competenza, tempo e buona volontà.
È proprio in questi contesti che strumenti come Canva hanno rappresentato un cambiamento importante. Permettono anche a chi non possiede una formazione grafica professionale di partire da strutture già organizzate, utilizzare formati corretti, lavorare con immagini, font, colori e template e ottenere risultati molto più curati rispetto a quelli che, fino a qualche anno fa, venivano spesso realizzati direttamente con Word o PowerPoint. Ma avere a disposizione uno strumento semplice non significa automaticamente comunicare bene. Anzi, quando le possibilità aumentano, aumenta anche la necessità di imparare a scegliere.
Tra il “troppo” e il “troppo poco”
Uno dei problemi più frequenti nella comunicazione visiva scolastica è proprio la difficoltà nel trovare un equilibrio. Da una parte ci sono grafiche nelle quali si tenta di inserire tutto: molte fotografie, colori diversi, icone, loghi, decorazioni, titoli, sottotitoli, date, programmi, contatti, QR code. Ogni spazio vuoto sembra quasi un’occasione persa e il risultato rischia di essere visivamente confuso. L’occhio non sa dove fermarsi e, soprattutto, non è chiaro quale sia l’informazione veramente importante.
Dall’altra parte può verificarsi il problema opposto. Nel tentativo di essere ordinati e istituzionali, si realizzano contenuti estremamente rigidi: sfondo bianco, logo in alto, titolo centrato, molto testo e poco altro. Il risultato è formalmente corretto, ma spesso assomiglia più a un documento amministrativo che a un contenuto pensato per attirare l’attenzione di qualcuno mentre scorre una pagina social.
Una comunicazione fresca e d’impatto si trova nel mezzo. Non deve essere caotica per sembrare dinamica, ma neppure fredda per sembrare professionale. Deve utilizzare gli elementi grafici con intenzione: un colore perché serve a identificare, una fotografia perché racconta qualcosa, una forma perché aiuta a organizzare le informazioni. Non semplicemente perché “c’è spazio”.
Prima regola: decidere cosa deve vedere per primo chi guarda
Prima ancora di scegliere colori e font, bisogna stabilire una gerarchia. Quando una persona guarda una grafica, raramente legge tutto nello stesso momento. Il suo sguardo segue un percorso: nota un elemento principale, poi cerca le informazioni successive e soltanto dopo, se il contenuto ha attirato la sua attenzione, approfondisce.
Per questo una buona grafica dovrebbe avere un punto di ingresso chiaro. Può essere un titolo, una fotografia, una data particolarmente importante o una frase. Gli altri elementi devono accompagnare lo sguardo e non competere continuamente tra loro.
Pensiamo, ad esempio, alla comunicazione di un Open Day. Probabilmente la prima informazione non è l’indirizzo completo dell’istituto, né l’elenco dettagliato delle attività previste. Il primo messaggio potrebbe essere semplicemente “Open Day”, accompagnato dalla data e da un’immagine capace di raccontare la scuola. Tutto il resto può essere organizzato con un peso grafico inferiore oppure spostato nel testo del post, sul sito o in una seconda slide.
Questo significa imparare anche a rinunciare. Una delle competenze più utili quando si costruisce una grafica è capire cosa non deve necessariamente esserci.
Costruire un equilibrio visivo e poi mantenerlo
Una volta individuato uno stile che funziona, il passaggio successivo è renderlo coerente nel tempo. Se ogni post utilizza un carattere diverso, una palette di colori differente e un’impostazione grafica completamente nuova, anche contenuti ben realizzati singolarmente finiscono per apparire scollegati.
Una scuola non ha bisogno necessariamente di un manuale di brand identity complesso, ma dovrebbe almeno definire alcuni punti fermi: quali sono i colori principali, quali font utilizzare, come posizionare il logo, quali elementi possono ricorrere, quale spazio dare alle fotografie e quale tono visivo mantenere.
Questo non significa che tutte le grafiche debbano essere identiche. Al contrario, la coerenza funziona proprio quando permette una certa varietà all’interno di un sistema riconoscibile. Un post dedicato a un progetto Erasmus potrà avere un’impostazione diversa da una comunicazione sull’Open Day, ma dovrebbe comunque essere possibile percepire che entrambi appartengono alla stessa scuola.
È la stessa differenza che esiste tra ripetizione e riconoscibilità: la prima annoia, la seconda costruisce identità.
Prima di pubblicare, fatele guardare agli altri
Qui entra in gioco un passaggio che spesso viene sottovalutato, soprattutto quando non si ha alle spalle una formazione specifica in ambito grafico: non valutate le vostre grafiche soltanto con i vostri occhi.
Chi ha lavorato a un contenuto conosce già tutte le informazioni presenti, sa quale elemento voleva mettere in evidenza e ha trascorso abbastanza tempo sulla composizione da non riuscire più a guardarla come la vedrebbe una persona esterna. È del tutto normale.
Prima di iniziare a pubblicare in maniera sistematica un nuovo stile grafico, quindi, può essere molto utile sottoporlo a un piccolo gruppo di persone. Non necessariamente esperti di comunicazione: possono essere colleghi, docenti, membri dello staff, studenti o persone esterne alla scuola.
L’obiettivo non è organizzare un referendum sul colore di un titolo, ma raccogliere percezioni.
- Qual è la prima cosa che noti?
- Si capisce immediatamente di cosa parla?
- Ti sembra troppo piena?
- C’è qualcosa che fai fatica a leggere?
- Ti sembra una comunicazione scolastica contemporanea o troppo istituzionale?
- Guardando tre grafiche insieme, ti sembrano appartenere allo stesso soggetto?
Sono domande apparentemente semplici, ma le risposte possono essere molto utili. Se cinque persone dicono di non aver notato la data, probabilmente la data non è abbastanza visibile. Se nessuno capisce quale sia l’informazione principale, probabilmente la gerarchia va rivista.
Chi non possiede la sensibilità visiva costruita attraverso anni di lavoro professionale può compensare almeno in parte attraverso il confronto. Le percezioni degli altri diventano dati utili per prendere decisioni più consapevoli.
E soprattutto permettono di correggere lo stile prima di aver programmato decine di contenuti basati sulla stessa impostazione.
Canva è utile soprattutto quando smettiamo di usarlo “a caso”
Canva mette a disposizione migliaia di template e proprio questa ricchezza rappresenta contemporaneamente il suo principale vantaggio e uno dei suoi rischi. È molto facile trovare una grafica piacevole, sostituire il testo, cambiare una fotografia e pubblicarla. Ma se questa operazione viene ripetuta scegliendo ogni volta un template diverso, il profilo della scuola rischia di diventare una raccolta di stili senza un filo comune.
L’utilizzo più interessante di Canva, per una scuola, arriva invece in un secondo momento: quando viene utilizzato per costruire un piccolo sistema.
Una volta individuati colori, font, proporzioni e stile generale, si possono predisporre alcuni template di base: uno per gli eventi, uno per i progetti, uno per le comunicazioni più istituzionali, uno per raccontare risultati o traguardi, uno per le stories. Non serve moltiplicare i modelli all’infinito. L’importante è avere strutture sufficientemente flessibili da poter essere adattate senza dover ripensare ogni volta completamente la grafica.
Questo permette anche di risolvere un altro problema tipico delle organizzazioni: la comunicazione non dipende più interamente dalla singola persona che, in quel momento, sa “come si fanno le grafiche”. Un sistema condiviso rende il lavoro più semplice anche quando cambiano le persone che se ne occupano.
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Le fotografie devono raccontare davvero la scuola
Tra gli elementi che possono rendere la comunicazione scolastica più fresca ci sono sicuramente le fotografie. E in questo caso le scuole hanno un vantaggio importante: possiedono qualcosa che nessun template può offrire, cioè la possibilità di raccontare ciò che accade realmente nei propri spazi.
Laboratori, attività, eventi, progetti, ambienti, dettagli e momenti della vita scolastica possono costruire un racconto visivo molto più autentico rispetto a una banca immagini. Questo non significa pubblicare qualsiasi fotografia disponibile. Anche qui serve selezione: meglio uno scatto chiaro e significativo che un collage composto da otto fotografie piccolissime nelle quali non si distingue nulla.
Quando una fotografia funziona, inoltre, non c’è bisogno di riempirla di elementi. Può diventare essa stessa il centro della composizione, accompagnata da un titolo e poche informazioni.
La grafica dovrebbe valorizzare il contenuto, non dimostrare quante funzioni sappiamo utilizzare all’interno di Canva.
Non progettate un post come se fosse una pagina Word
Un altro errore frequente nasce dal tentativo di trasferire direttamente nella grafica il testo di una comunicazione. Ma un post social e un documento rispondono a logiche differenti.
Su una pagina Word possiamo permetterci paragrafi lunghi, informazioni dettagliate e una lettura sequenziale. Su uno smartphone, invece, una persona può vedere il nostro contenuto per pochi secondi e su uno schermo relativamente piccolo.
Questo significa che la grafica non deve necessariamente contenere tutto. Può avere il compito di attirare l’attenzione e comunicare l’informazione essenziale, mentre il testo del post o un link al sito possono contenere l’approfondimento.
Pensare in questo modo permette anche di ottenere composizioni più pulite, perché libera la grafica dall’obbligo di diventare contemporaneamente locandina, circolare, programma e comunicato stampa.
Fresca e d’impatto non significa seguire tutte le mode
Font molto particolari, gradienti, sticker, illustrazioni, effetti tridimensionali, forme organiche, fotografie ritagliate: ogni periodo porta con sé nuove tendenze grafiche e Canva rende molto semplice utilizzarle.
Ma la comunicazione di una scuola dovrebbe avere una vita più lunga della tendenza del momento.
Essere contemporanei non significa utilizzare tutto ciò che è nuovo. Significa conoscere il linguaggio visivo del presente e selezionare ciò che è coerente con la propria identità.
Una scuola dell’infanzia, un liceo classico, un istituto tecnico e un’università non devono necessariamente comunicare nello stesso modo. Il punto non è trovare lo stile moderno, ma trovare lo stile contemporaneo adatto a quella specifica scuola.
Iniziare con poche regole, ma chiare
Per costruire una comunicazione visiva più efficace non è quindi necessario diventare grafici dall’oggi al domani. È molto più utile iniziare definendo poche regole e verificando che funzionino.
Si può partire scegliendo una palette limitata, uno o due font, alcune modalità ricorrenti di utilizzo delle fotografie e tre o quattro template principali. A quel punto è importante creare qualche esempio, mostrarlo a persone diverse, raccogliere le loro impressioni e correggere ciò che non funziona.
Solo dopo ha senso iniziare a programmare la comunicazione in maniera sistematica.
Perché la coerenza è un valore soltanto quando ciò che stiamo ripetendo funziona.
L’obiettivo finale non è fare in modo che qualcuno guardi una grafica e pensi: “È stata fatta bene su Canva”. È arrivare progressivamente a qualcosa di molto più importante: far sì che una persona riconosca la comunicazione della scuola ancora prima di leggerne il nome.
