Scuola e Open Day: usare Whatsapp per comunicare coi prospect

Oggi parliamo di Whatsapp Business come strumento da affiancare a quelli tradizionali nella gestione dei contatti da parte della segreteria scolastica. 

Non stiamo parlando di chat tra genitori, studenti della stessa classe o docenti dell’istituto. E neanche vogliamo farvi intendere che tutte le comunicazioni dovrebbero passare per la famosa chat di messaggistica. Il nostro consiglio è di utilizzare la app Whatsapp nel processo di gestione dei prospect interessati a partecipare a un Open Day o a un evento, che sia in presenza oppure in streaming, a fianco dei canali tradizionali come mail o comunicazioni scritte.

Introdurre l’uso di WhatsApp come mezzo di comunicazione nella strategia di reclutamento di una scuola è una mossa pittosto semplice, che può portare ad un significativo vantaggio competitivo.
I canali di marketing digitale tradizionali, come social media ed e-mail, stanno rapidamente diventando saturi. I vostri prospect vengono infatti inondati di informazioni e annunci di scuole che si contendono la loro attenzione. Usando un servizio di messaggistica istantanea quale WhatsApp, i messaggi della tua scuola potrebbero riuscire ad arrivare dritti ai tuoi potenziali studenti, oltrepassando questa concentrazione e confusione di informazioni.

È sempre bene poi verificare che i nuovi mezzi di comunicazione che usiamo siano effettivamente utili per i prospect: potreste chiedere direttamente a chi partecipa all’Open Day se ha apprezzato l’uso di Whatsapp attraverso con una domanda da inserire nel vostro questionario di gradimento. Così saprete se siete sulla strada giusta!

Messaggi diretti, personali, empatici

Provare a cambiare tipologia di canale di comunicazione funziona perché migliora l’interazione con i vostri contatti e in generale con chi vi chiede informazioni riguardo alla vostra scuola. L’efficacia sta nel fornire alle persone un canale alternativo che permette una comunicazione più diretta, vicina ed empatica.

Quando un’istituzione si impegna per costruire una sua presenza digitale, l’obiettivo è riuscire a presidiare quelle piattaforme in cui i vostri potenziali studenti sono presenti e attivi. In questo senso, WhatsApp rappresenta non solo un mezzo di comunicazione efficiente, ma anche il più “personale”. Fornire un numero WhatsApp che i prospect possano usare aiuta a creare fiducia e vicinanza nei confronti della tua scuola. Attraverso la messaggistica in tempo reale, la sensazione è di connettersi con una persona specifica della tua scuola piuttosto che con siti impersonali o freddi moduli.

Ad esempio, puoi utilizzare WhatsApp per l’istruzione per inviare aggiornamenti regolari su eventi, nuovi corsi, scadenze per le domande di iscrizione e in questo modo coltivare l’interesse delle persone potenzialmente interessate alla tua scuola. A tua volta, dovresti incoraggiarli a porre domande tramite la chat per aumentare il loro coinvolgimento attivo con la tua realtà.

Da dove partire?

Il nostro consiglio è scaricare – gratuitamente – l’app Whatsapp Business che permette al suo interno di selezionare la vostra categoria di azienda: è presente anche Scuola. A questo punto, all’interno dell’account potete impostare oltre che la classica foto profilo, consigliamo di utilizzare il vostro logo, anche informazioni come gli orari di apertura della segreteria, il link al sito web, la mail alla quale contattarvi e un messaggio automatico da mandare a chi vi contatta quando la scuola è chiusa. Comodo, al passo coi tempi, professionale.

Whatsapp business è utilizzabile non solo su smartphone, ma anche da computer (ovvero tramite Whatsapp Web, la medesima app di messaggistica ma aperta da desktop) con una novità degli ultimi mesi: possono essere collegati allo stesso account fino a 4 dispositivi. Questo significa che 4 persone/computer diversi possono rispondere contemporaneamente ai messaggi delle vostre conversazioni, facilitando la gestione dei contatti nelle realtà strutturate e con tanti iscritti.

Rispondiamo ai dubbi più comuni

L’uso di Whatsapp in ambiti professionali è ancora piuttosto innovativo. C’è chi a priori storce il naso e chi magari vorrebbe provarci ma è bloccato da specifiche regole o direttive del proprio Istituto. Per aiutarvi abbiamo raccolto le domande più frequenti e interessanti che la nostra community ci ha rivolto (specialmente durante i webinar di formazione gratuiti) e riportato qui i consigli per usare Whatsapp in modo efficace e appropriato all’interno della scuola.

Le risposte sono di Andrea Bonomi, il nostro esperto di eventi e gestione dei contatti, che da molti anni aiuta le scuole ad organizzare Open Day sia in presenza sia online.

Quali sono le comunicazioni di un Open Day che potrebbero essere gestite con Whatsapp?

Durante il processo di iscrizione a un Open Day, possiamo usare Whatsapp per inviare un promemoria o reminder ai prospect, accanto o al posto delle e-mail tradizionale. Dai nostri dati, infatti, se il reminder per un evento on line (che di solito ha un tasso di conversione più basso rispetto ad un evento in presenza) viene fatto via mail, il tasso di conversione tra registrato e partecipante è del 30%; quando utilizziamo Whatsapp invece si attesta intorno al 50%.

Un altro uso efficace è durante gli Open Day in live streaming: potete dire ai vostri partecipanti di interagire con voi anche usando Whastapp direttamente dal loro smartphone. Più canali offro per l’interazione, più sarò sicuro di offrire ai miei prospect il mezzo più adatto a loro.

Conviene usare Whatsapp Web?

Whatsapp Web è molto consigliato e molto semplice. È la vostra stessa applicazione che usate sul cellulare ma visualizzata sul computer. Se bisogna mandare tanti messaggi, magari un po’ lunghi, avere una tastiera con cui scrivere agevola e velocizza molto il lavoro.

Non si rischia di sembrare troppo invadenti usando Whatsapp in ambito scolastico?

No, non state esagerando. Usare Whatsapp è utile perché permette di avere un’interazione veloce con i vostri prospect perché è un mezzo che rende la comunicazione più spontanea e naturale. Una persona che si iscrive a un Open Day ha spesso bisogno del vostro aiuto, vi sta chiedendo una mano, ha bisogno di informazioni, di un contatto, meglio se diretto. Whatsapp non ci servirà per tempestare di messaggi, ma solo per fornire un canale utile per stabilire una connessione per richiedere informazioni o, nel caso di un Open Day, per mandare un promemoria.

Se voglio usare Whatsapp per organizzare un Open Day vuol dire che rendo il mio numero disponibile a persone che non conosco?

Chiaramente se si ha la possibilità di avere un numero diverso dal vostro privato, quindi riservato solo alla scuola, è meglio. Quello che consiglio è prendere un cellulare, anche un modello base, una nuova sim, e installare Whatsapp. Meglio ancora installare Whatsapp Business, che dà la possibilità di avere un profilo professionale con delle informazioni in più rispetto ad un account normale: potete inserire il nome della vostra scuola, gli orari di apertura o il link al sito web.

I moduli di Google possono essere utili per registrare i partecipanti? 

In ogni tipo di comunicazione in cui sponsorizzate l’evento Open Day dovete mettere il link a una landing page in cui prevedere un modulo per raccogliere i dati dei partecipanti. Tra i dati che raccogliete potete appunto chiedete il numero di telefono in modo da averlo per poi utilizzare Whatsapp.

Devo salvare uno a uno sul cellulare tutti i contatti degli iscritti per usare Whatsapp?

Si. Però c’è un modo per renderla più facile. Programmi come Eventbrite o Google Form, ovvero i moduli di Google, creano automaticamente dei file excel con l’elenco e le informazioni dei partecipanti ai vostri eventi.

Una volta chiuse le iscrizioni, potete scaricare questo file e poi caricarlo ad esempio su Google Contacts, se avete un telefono con sistema operativo Android, che è la rubrica di Google dove vengono registrati i vostri contatti (usate la rubrica corrispondente al numero di telefono che usate per l’orientamento). In questo modo la vostra rubrica si aggiorna automaticamente senza che dobbiate salvare i contatti uno ad uno.

Esistono delle strategie particolari per le scuole internazionali?

L’utilizzo di WhatsApp è esteso in tutto il globo, e per questo è uno strumente particolarmente adatto per le scuole internazionali.
Un articolo pubblicato da Higher Education Marketing ci da qualche prezioso consiglio per abbattere le barriere linguistiche, ed avere sempre la risposta pronta grazie all’uso dei chatbot.

Con la nostra serie di webinar gratuiti, Education Marketing Italia propone degli incontri in live streaming dedicati a chi lavora nelle scuole e nelle università per approfondire le tematiche del marketing e della comunicazione. I webinar sono sempre gratuiti, hanno un approccio molto pratico e vogliono fornire metodologie e strumenti per avere da subito uno sguardo nuovo verso i temi trattati e risultati tangibili.

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