Come organizzare un Open Day a scuola

Questo articolo tratta uno degli strumenti più importanti per far conoscere una scuola, probabilmente lo strumento che, se usato in modo opportuno, permette di avere il miglior impatto sullo studente in chiave iscrizioni ai corsi: stiamo parlando dell’Open Day.

Qui abbiamo raccolto i principali articoli in cui abbiamo trattato l’argomento Open Day negli anni. Parleremo quindi di come sviluppare un open day tenendo in considerazione tutta una serie di tematiche fondamentali per avere successo nell’iniziativa.

1. Perché fare l’open day?

Molte scuole ancora oggi non hanno nella loro programmazione iniziative quali gli open day.
Ma è davvero importante farlo? Senza dilungarci in sofismi, la risposta è sì! È fondamentale dare la possibilità ai potenziali studenti di poter visitare la scuola, di parlare agli studenti che già la frequentano, di rivolgere domande specifiche agli insegnanti che vi lavorano e, soprattutto, di poter ascoltare informazioni che lette sul web, o all’interno di una brochure, hanno una capacità persuasiva e informativa molto minore rispetto ad un approccio frontale e, ancora meglio, esperienziale.

Dando quindi per assodato che l’open day è imprescindibile, inoltriamoci nelle peculiarità che l’open day deve avere per essere ritenuto efficace.

2. Cosa comunicare durante l’open day

Sembra banale ma vi possiamo assicurare per esperienza che molto spesso la comunicazione durante un open day verte sulla scuola e sui suoi corsi, tralasciando completamente l’aspetto più importante dell’evento ovvero la presenza in aula dei futuri studenti.
La platea vuole sapere cosa sarà di loro se dovessero decidere di iscriversi al corso proposto. Evitate quindi una comunicazione basata sul quanto è importante la materia, quanto è economico il corso, quanto sono bravi i professori, quanto è bella la scuola: queste informazioni che magnificano la vostra scuola sono fino ad un certo punto interessanti per i partecipanti all’open day.
La platea vuole sapere perché dovrebbe iscriversi in quella scuola e, credetemi, se la scuola si autocelebra non ottiene l’effetto sperato, anzi.

Quello che deve essere comunicato durante un open day deve rispondere sempre alla domanda: perché è importante per lo studente sapere questa informazione?

Quindi quando ad esempio parlate dei docenti che insegnano presso la vostra scuola, dite perché è importante per la platea saperlo; focalizzate i vostri interventi su quello che al partecipante interessa veramente, anche a costo di dover, per ragioni di tempo, non elencare tutte le cose belle che il vostro istituto ha fatto ma che materialmente allo studente non porta nessun vantaggio.
Gli argomenti importanti a cui la platea cerca risposta sono: al termine del corso, come sarà il mondo del lavoro? Farò fatica a trovare un impiego? Cosa sarò in grado di fare? Com’è una giornata-tipo di un professionista del settore? Come mi troverò in questi 5 anni? E così via..
Queste sono solo una breve lista delle domande che frullano nella testa del partecipante e, come vedete, sono tutte incentrate su di lui, non sulla scuola.
La bravura nello sviluppare un open day efficace sta nel saper coniugare le informazioni che date con quelle che vogliono sapere i potenziali studenti.

3. Come comunicare durante l’open day

Va benissimo una presentazione in Power Point, purché sia chiara nei contenuti e utilizzi un registro comunicativo che sia vicino ed affine alla platea, e quindi senza troppi tecnicismi di difficile comprensione. Vanno altrettanto bene dei video della scuola dove si possano osservare le attività quotidiane che coinvolgono gli studenti, magari da proiettare mentre si aspetta che l’open day inizi (ci sono sempre dei ritardatari, ma è altrettanto vero che molti arrivano con un ampio margine di anticipo e non è opportuno farli aspettare senza sottoporgli niente nell’attesa). Oltre ai supporti multimediali e alle brochure che solitamente vengono distribuite durante un’iniziativa di questo genere, è essenziale anche soffermarsi su chi è il relatore dell’open day.

4. Chi comunica all’open day

Valutate con attenzione a chi assegnare questo ruolo, è importante che lui o lei sia abile nella comunicazione: deve saper mantenere alta la concentrazione e non essere recepito come noioso; deve essere bravo/a ad interfacciarsi con la platea, incentivando le domande e l’interazione tra tutti; deve essere una persona con cui la platea possa immedesimarsi, al quale i partecipanti guardano come prototipo del futuro lavoro che andranno a svolgere oppure deve suscitare ammirazione per l’autorevolezza con cui parla della materia oggetto del corso: quindi deve saper trasmettere la passione per la professione e per l’insegnamento ed essere in grado di formulare numerosi aneddoti, che non possono essere scritti su una brochure o una slide, ma che provengono dall’esperienza del relatore.
Senza dubbio a tutto questo si aggiunge anche una particolare attenzione all’aspetto esteriore e all’età del relatore: tenetelo presente perché all’immagine della scuola si sovrapporrà il volto del relatore che diventerà un unicum nell’immaginario dei partecipanti. Un consiglio che vi diamo è di avvalervi di più relatori, in modo da poter attingere da diverse peculiarità: un giovane e un maturo, un uomo e una donna e così via.. In questo modo all’esterno verrà percepita più varietà di figure, aumentando così anche la possibilità di immedesimazione da parte della platea.

Un altro aspetto che è fortemente consigliato è la presenza degli studenti: coloro che vengono ad un open day vogliono sapere come si vive la scuola, e questa domanda possono rivolgerla solo a dei loro pari, ovvero gli studenti. La scelta degli studenti và fatta anche qui tenendo presente la varietà di genere e la differente competenza che si può raggiungere durante gli anni, qualora i vostri corsi durino più di un anno: una scelta ottimale può essere selezionare sia maschi che femmine, sia iscritti al primo/secondo anno, sia coloro che stanno per terminare gli studi o, perché no, studenti che hanno appena terminato gli studi e si affacciano al mondo del lavoro o al successivo grado d’istruzione.

5. Dove tenere l’open day

Soffermiamoci brevemente su dove tenere un’iniziativa di questo tipo: se vi è la possibilità di far un sopralluogo della scuola, dei laboratori, delle aule, della biblioteca e quant’altro, è un’ottima cosa. Questo però è da tenere in considerazione solo se si ha a disposizione una struttura di valore, nel momento in cui gli spazi lasciano a desiderare per qualsivoglia motivo, non fornite alla platea la possibilità di vedere un aspetto potenzialmente negativo della scuola. Sotto questo punto di vista è meglio lasciare il dubbio al partecipante di una struttura non all’avanguardia che dargliene la certezza. Piuttosto concentratevi su un aspetto che tutti coloro che organizzano un open day devono tenere in serio conto: un’esperienza è bella (e persuasiva) tanto più è coinvolgente.

Come è quindi possibile coinvolgere il partecipante ad un’attività esperienziale nell’open day?

Se trovate (ed è solo questione di mettersi di impegno a pensarci) uno spazio temporale durante l’evento che possa far toccare con mano la professione o disciplina che si insegna, quello è il momento che più si ricorderanno i partecipanti una volta tornati a casa. Quel momento è il cuore dell’open day, quello che fa sì che il vostro si distingua in modo evidente da tutti gli altri.
Rispetto alle tempistiche invece, cercate di non organizzare un open day che sia troppo lungo per evidenti motivi: i partecipanti dopo un po’ si annoiano, e questo è l’ultima cosa che voi volete anzi, tutto l’evento deve viaggiare a ritmi spediti e che mantenga alta la concentrazione della platea.
Troppe volte ho assistito a open day lunghi 3 ore o più, e vi lascio immaginare le facce dei ragazzi al termine della giornata orientativa. Tenetelo presente e piuttosto organizzate una sorta di tavola rotonda al termine dell’open day durante la quale si dà l’opportunità ai partecipanti di fare domande, anche in modo più riservato, a chi li ha accompagnati durante l’evento (e quindi insegnanti, studenti, ecc).

6. Le tempistiche per proporlo

Un open day non è uguale se tenuto un giorno (o una determinata ora) della settimana rispetto ad un altro giorno (o ad un’altra ora). Analizzate i vostri competitor e scegliete date che non si sovrappongano totalmente alle loro, in modo da dare ai partecipanti la possibilità di non dover scegliere se venire al vostro open day o a quello del competitor, semplicemente per il fatto che alcuni di loro sceglieranno l’altro open day e vi ritroverete a dover “lottare” per guadagnarvi un partecipante. Un altro aspetto che dovete tenere a mente quando calendarizzate le date sono gli impegni che i partecipanti hanno: non scegliete le date che sono a voi più comode, ma quelle che sono più comode ai partecipanti.

A questo riguardo, se la vostra disciplina attira studenti che sono interessati anche a delle facoltà universitarie che contemplano test di ingresso, scegliete in base a quello. Ovviamente non è utile tenere un open day durante un test di ammissione che interessa ai vostri potenziali studenti, ma non è nemmeno utile tenerlo qualche giorno prima. Non scegliete date vicine agli esami di maturità, e nemmeno un periodo che possa essere usato per i ragazzi per andare in vacanza, perché il rischio è che gli studenti, pur di non rinunciare al meritato riposo, non vengano all’evento che avete organizzato.

7. Come supportare lo studente in fase di richiesta di partecipazione

Infine, sappiate gestire bene la comunicazione relativa all’iscrizione ad un open day. Mettete le date in home page, create landing ad hoc, sviluppate form di iscrizione che facilitino il compito ai naviganti, date quindi più possibilità ai ragazzi di potersi iscrivere, senza tralasciare l’importanza del recall uno o due giorni prima dell’open day: in questo modo farete un doppio lavoro, sia di promemoria per il ragazzo che si sente chiamato a portare a termine l’impegno che si era preso, sia per quantificare il numero di partecipanti che ci sarà e quindi organizzare al meglio gli spazi.

8. Come migliorare costantemente

Nella nostra esperienza, le strutture ben riuscite sono quelle che tendono sempre a migliorarsi: pertanto, valutate sempre quali migliorie fare all’evento e basatevi soprattutto sulle opinioni degli attori più importanti in campo, ossia i partecipanti.
Ogni open day, anche quando viene strutturato in modo identico e ripetuto per tutta una campagna iscrizioni annuale, è differente da un altro, a causa di variabili quali i partecipanti e le relazioni che si instaurano tra partecipanti e relatori (senza contare in caso cambino anche alcuni relatori, o si utilizzino orari diversi in mesi diversi, ecc).
Un’analisi approfondita al termine della campagna iscrizioni di questi dati è molto utile per iniziare a impostare un lavoro di upgrade dell’open day che si sta sviluppando per l’anno successivo.

Avete mai pensato di fare un questionario da somministrare ai partecipanti?

Non la solita raccolta anagrafica, peraltro importantissima, ma un vero e proprio questionario teso a monitorare alcuni aspetti fondamentali relativi all’engagement emerso durante l’evento.
Pensare di sapere com’è andato può essere molto diverso da chiederlo direttamente ai partecipanti, non trovate?

Pensate a quelle 3, 4, domande specifiche e fatelo, magari anonimo. Mi raccomando, dev’essere molto breve, affinché tutti possano essere invogliati a compilarlo. In questo modo avrete probabilmente molte conferme ma emergerà sicuramente anche qualche sorpresa. Questi dati sono essenziali per monitorare e soprattutto per valutare i cambiamenti da apportare alla struttura degli open day!

Un ultimo consiglio: utilizzate i ghost client. È davvero importante andare a vedere come si pongono i competitors! Studiateli, e non abbiate timore a valutare positivamente degli spunti quando li notate validi ed interessanti.
Il campanilismo non funziona nell’education marketing: dovete essere in grado di poter valutare serenamente ed il più oggettivamente possibile quello che il mercato offre al vostro target di riferimento. Ricordate che solo così potrete migliorarlo ancora di più ed ottenere risultati eccellenti, perché il ghost client è uno strumento che se utilizzato in modo ottimale fa davvero la differenza.

Il nostro invito è: utilizzate una metodica attenta e non lasciate nulla al caso, perché da queste giornate si determina il successo della vostra scuola.

Se non avete mai fatto un open day o volete migliorare quelli organizzati da voi prendete la palla al balzo e fatevi affiancare da esperti che da anni sviluppano open day performanti. Chiedeteci una consulenza o della formazione specifica, saremo più che lieti di conoscere la vostra realtà ed esservi di supporto in quest’avventura!