Scuola e Open Day: usare Whatsapp per comunicare coi prospect

Whatsapp è utile nella gestione dei prospect interessati a un Open Day o a un evento a fianco dei canali tradizionali come mail o comunicazioni scritte

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Oggi vorremmo suggerirvi l’uso di Whatsapp Business come strumento da affiancare a quelli tradizionali nella gestione dei contatti da parte della segreteria scolastica. 

Non stiamo parlando di chat tra genitori, studenti della stessa classe o docenti dell’istituto. E neanche vogliamo farvi intendere che tutte le comunicazioni dovrebbero passare per la famosa chat di messaggistica. Il nostro consiglio è di utilizzare la app Whatsapp nel processo di gestione dei prospect interessati a partecipare a un Open Day o a un evento, che sia in presenza oppure in streaming, a fianco dei canali tradizionali come mail o comunicazioni scritte.

Provare a cambiare tipologia di canale di comunicazione funziona perché migliora l’interazione con i vostri contatti e in generale con chi vi chiede informazioni riguardo alla vostra scuola. L’efficacia sta nel fornire alle persone un canale alternativo che permette una comunicazione più diretta, vicina ed empatica.

 

Il nostro consiglio è scaricare – gratuitamente – l’app Whatsapp Business che permette al suo interno di selezionare la vostra categoria di azienda: è presente anche Scuola. A questo punto, all’interno dell’account potete impostare oltre che la classica foto profilo, consigliamo di utilizzare il vostro logo, anche informazioni come gli orari di apertura della segreteria, il link al sito web, la mail alla quale contattarvi e un messaggio automatico da mandare a chi vi contatta quando la scuola è chiusa. Comodo, al passo coi tempi, professionale.

Whatsapp business è utilizzabile non solo su smartphone, ma anche da computer (ovvero tramite Whatsapp Web, la medesima app di messaggistica ma aperta da desktop) con una novità degli ultimi mesi: possono essere collegati allo stesso account fino a 4 dispositivi. Questo significa che 4 persone/computer diversi possono rispondere contemporaneamente ai messaggi delle vostre conversazioni, facilitando la gestione dei contatti nelle realtà strutturate e con tanti iscritti.

 

L’uso di Whatsapp in ambiti professionali è ancora piuttosto innovativo. C’è chi a priori storce il naso e chi magari vorrebbe provarci ma è bloccato da specifiche regole o direttive del proprio Istituto.

Per questo abbiamo raccolto le domande più frequenti e interessanti che la nostra community ci ha rivolto – specialmente durante i webinar di formazione del nostro progetto COMUNICARE LA SCUOLA – e riportato qui i consigli per usare Whatsapp in modo efficace e appropriato all’interno della scuola.

Le risposte sono di Andrea Bonomi, il nostro esperto di eventi e gestione dei contatti, che da molti anni aiuta le scuole ad organizzare Open Day sia in presenza sia online.

 

Quali sono le comunicazioni di un Open Day che potrebbero essere gestite con Whatsapp?

Durante il processo di iscrizione a un Open Day, possiamo usare Whatsapp per inviare un promemoria o reminder ai prospect, accanto o al posto delle e-mail tradizionale. Dai nostri dati, infatti, se il reminder per un evento on line (che di solito ha un tasso di conversione più basso rispetto ad un evento in presenza) viene fatto via mail, il tasso di conversione tra registrato e partecipante è del 30%; quando utilizziamo Whatsapp invece si attesta intorno al 50%.

Un altro uso efficace è durante gli Open Day in live streaming: potete dire ai vostri partecipanti di interagire con voi anche usando Whastapp direttamente dal loro smartphone. Più canali offro per l’interazione, più sarò sicuro di offrire ai miei prospect il mezzo più adatto a loro.

 

Conviene usare Whatsapp Web?

Whatsapp Web è molto consigliato e molto semplice. È la vostra stessa applicazione che usate sul cellulare ma visualizzata sul computer. Se bisogna mandare tanti messaggi, magari un po’ lunghi, avere una tastiera con cui scrivere agevola e velocizza molto il lavoro.

 

Non si rischia di sembrare troppo invadenti usando Whatsapp in ambito scolastico?

No, non state esagerando. Usare Whatsapp è utile perché permette di avere un’interazione veloce con i vostri prospect perché è un mezzo che rende la comunicazione più spontanea e naturale. Una persona che si iscrive a un Open Day ha spesso bisogno del vostro aiuto, vi sta chiedendo una mano, ha bisogno di informazioni, di un contatto, meglio se diretto. Whatsapp non ci servirà per tempestare di messaggi, ma solo per fornire un canale utile per stabilire una connessione per richiedere informazioni o, nel caso di un Open Day, per mandare un promemoria.

 

Se voglio usare Whatsapp per organizzare un Open Day vuol dire che rendo il mio numero disponibile a persone che non conosco?

Chiaramente se si ha la possibilità di avere un numero diverso dal vostro privato, quindi riservato solo alla scuola, è meglio. Quello che consiglio è prendere un cellulare, anche un modello base, una nuova sim, e installare Whatsapp. Meglio ancora installare Whatsapp Business, che dà la possibilità di avere un profilo professionale con delle informazioni in più rispetto ad un account normale: potete inserire il nome della vostra scuola, gli orari di apertura o il link al sito web.

 

I moduli di Google possono essere utili per registrare i partecipanti? 

In ogni tipo di comunicazione in cui sponsorizzate l’evento Open Day dovete mettere il link a una landing page in cui prevedere un modulo per raccogliere i dati dei partecipanti. Tra i dati che raccogliete potete appunto chiedete il numero di telefono in modo da averlo per poi utilizzare Whatsapp.

 

Devo salvare uno a uno sul cellulare tutti i contatti degli iscritti per usare Whatsapp?

Si. Però c’è un modo per renderla più facile. Programmi come Eventbrite o Google Form, ovvero i moduli di Google, creano automaticamente dei file excel con l’elenco e le informazioni dei partecipanti ai vostri eventi.

Una volta chiuse le iscrizioni, potete scaricare questo file e poi caricarlo ad esempio su Google Contacts, se avete un telefono con sistema operativo Android, che è la rubrica di Google dove vengono registrati i vostri contatti (usate la rubrica corrispondente al numero di telefono che usate per l’orientamento). In questo modo la vostra rubrica si aggiorna automaticamente senza che dobbiate salvare i contatti uno ad uno.

 

Con la serie di webinar “Comunicare la Scuola Education Marketing Italia propone degli incontri in live streaming dedicati a chi lavora nelle scuole e nelle università per approfondire le tematiche del marketing e della comunicazione. I webinar sono sempre gratuiti, hanno un approccio molto pratico e vogliono fornire metodologie e strumenti per avere da subito uno sguardo nuovo verso i temi trattati e risultati tangibili.

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Giulia Cattoni

Lavoro dal 2013 nell'ambito della comunicazione e del marketing. Mi sono appassionata e specializzata sui temi riguardanti il territorio, l'innovazione e l'educazione diventando professionista dell'uso del linguaggio e della creazione, gestione e organizzazione dei contenuti. Mi sono laureata in Comunicazione con una tesi sull'uso della lingua per l'infanzia, ho frequentato corsi sulla didattica emozionale e sulla robotica educativa. Trasversalmente, ho carpito la sensibilità dalla mamma insegnante e l’ho fatta mia lavorando con entusiasmo per sette anni come istruttrice di pallavolo nel settore giovanile comasco. Lavoro con orgoglio per Education Marketing Italia dal 2016 come autrice del blog e dal 2020 sono entrata a far del team che offre servizi e consulenza strategica per le scuole.

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