Come facilitare la raccolta e lettura dei dati con le dashboard

Nella società dell’informazione, in cui viviamo, dati e informazioni sono ovunque. Il primo passaggio, non scontato, è raccoglierli. Il secondo è metterli a sistema e far sì che possano fornirci delle informazioni usabili. Le dashboard aiutano proprio a fare questo e possono fornire un supporto molto utile anche all’interno delle istituzioni scolastiche per prendere decisioni complesse in mercati competitivi.

C’è un modo per leggere tanti dati senza perdere la testa

Prima di agire, bisogna pensare alla strategia; e nella progettazione di una strategia i dati sono una parte fondamentale: devono essere utilizzati nei processi decisionali per comprendere meglio il contesto, identificare trend, individuare opportunità e rischi e valutare l’efficacia delle strategie adottate. Senza dati affidabili, progettare una strategia anche in ambito education diventa più difficile e aumenta notevolmente il rischio di sbagliare. Per questo integrare l’analisi dei dati nella progettazione della strategia è cruciale per il successo a lungo termine di un’organizzazione o di un progetto.

Nell’era digitale, la quantità di dati disponibili è cresciuta esponenzialmente grazie alla nostra costante connessione online e alla vasta adozione di dispositivi digitali. Questi dati provengono da molteplici fonti come motori di ricerca, siti internet, social media, transazioni online, CRM e banche dati e archivi on line (sempre nel rispetto del GDPR).

Quando si fanno ricerche sul mondo della formazione, infatti, esistono molti portali che forniscono dati e statistiche che possono rivelarsi preziosi.

In primis, ISTAT (Istituto Nazionale di Statistica), che raccoglie e pubblica dati anche riguardo al mondo dell’istruzione; possiamo poi fare riferimento al Miur che, ad esempio attraverso l’iniziativa Scuola in Chiaro permette a chiunque di accedere a dati statistici sulle scuole, come ad esempio le caratteristiche degli istituti, i risultati degli esami, la qualità dell’insegnamento e altre informazioni relative al sistema scolastico italiano; EUROSTAT è un’agenzia dell’Unione Europea che fornisce dati e statistiche sull’istruzione in Italia a livello comparativo con altri paesi europei; un altro riferimento sono le banche dati accademiche come JSTOR o Google Scholar.

Ciò significa che abbiamo accesso a una ricchezza di informazioni su comportamenti umani, preferenze e tendenze.

Ma il lato scomodo della medaglia è riuscire a leggerli senza perdere la testa. Gestire, analizzare e trarre valore da questa mole di dati rappresenta una sfida, richiedendo strumenti sofisticati per estrarre insight significativi che possono influenzare decisioni aziendali, sviluppo tecnologico e persino modelli sociali.

Le dashboard sono strumenti essenziali nell’era dei dati perché offrono una visualizzazione chiara e immediata di informazioni complesse provenienti da varie fonti. Per noi sono risultate una risorsa fondamentale per supportare, ad esempio, alcune realtà formative provenienti dal mondo delle istituzioni AFAM private (Leggi il caso studio: Come le scuole AFAM possono sfruttare i dati per migliorare la propria strategia).

Dashboard e data visualization

La data visualization è il processo di “traduzione dei dati e delle informazioni” in immagini utili come grafici, mappe, diagrammi e altre forme visive. La data visualization mira a semplificare la comprensione dei dati complessi, consentendo alle persone di individuare rapidamente tendenze, pattern o punti critici all’interno dei dati, facilitando così la presa di decisioni informate.

Le dashboard sono dei pannelli di controllo, strumenti che integrano e presentano i dati in modo visivo (attraverso varie forme di data visualization) offrendo una panoramica visiva dei dati più rilevanti e importanti per un’organizzazione o un processo specifico.

Prova a immaginare una cabina di comando di un pilota d’aereo: la cabina è piena di ogni tipo di comando, display o misuratore ma, tra questi, quelli che il pilota deve sempre tenere sotto controllo sono relativamente pochi. Le dashboard riescono a creare questa sintesi accurata di tutte le informazioni ma, allo stesso tempo ti permettono di indagare tutti i dettagli in modo minuzioso.

La data visualization all’interno di una dashboard si concentra sulla trasformazione dei dati in grafici, diagrammi e altre rappresentazioni visive chiare e concise. Queste visualizzazioni permettono agli utenti di comprendere immediatamente le informazioni cruciali, identificare trend, analizzare performance e individuare pattern senza dover affrontare dati grezzi o complessi.

Non basta un excel per creare dei grafici?

Un grafico generato da Excel può essere un’ottima forma di data visualization all’interno di una dashboard, ma le dashboard offrono solitamente molto di più di un singolo grafico di Excel. Le dashboard integrano più grafici, visualizzazioni e indicatori in un’unica interfaccia per offrire una panoramica completa dei dati.

Mentre Excel è un ottimo strumento per analizzare dati, le dashboard forniscono un livello superiore di interattività, visualizzazione avanzata e facilità di condivisione, rendendo l’analisi dei dati più dinamica ed efficace.

I 3 punti di forza e 5 utilizzi di una dashboard

1. Le dashboard sono progettate per essere interattive e dinamiche.
   Consentono agli utenti di esplorare i dati, filtrare informazioni, accedere a visualizzazioni dettagliate e monitorare diversi indicatori contemporaneamente. Mentre Excel può generare grafici singoli, le dashboard vanno oltre, combinando diverse forme di visualizzazione dei dati in un’unica schermata.
2. Puoi inserire nelle dashboard più fonti: puoi avere dei dati che provengono da un file .csv salvato in locale, dal tuo sito internet, dal CRM (un sistema che ti aiuta nella gestione delle relazioni con i clienti) e da un foglio di calcolo su Google Drive. Quando questi dati si aggiornano, si aggiorna anche la dashboard automaticamente.
3. Permettono una maggiore personalizzazione e la creazione di visualizzazioni avanzate che consentono una lettura facilitata e un’interpretazione più precisa.
4. Lo strumento si adatta all’utilizzo di più persone. Spesso accade che, durante le riunioni decisionali, più persone si confrontino tra loro portando al tavolo numeri diversi e non sempre aggiornati. In una dashboard tutte le fonti utili possono essere raggruppate in modo da creare un unico luogo ufficiale in cui visualizzare dati, ed evitare disallineamenti.

Grazie a queste caratteristiche, con una dashboard puoi facilmente:

• monitorare le prestazioni visualizzando in tempo reale le tue metriche cruciali;
• analizzare i trend e identificare facilmente pattern o anomalie che potrebbero essere rilevanti per prendere decisioni informate;
• semplificare l’informazione riassumendo dati complessi in grafici, tabelle o diagrammi intuitivi, facilitando la comprensione e la comunicazione delle informazioni chiave all’interno del tuo gruppo di lavoro;
• supportare le decisioni attraverso una panoramica completa dei dati rilevanti che ti consente di individuare rapidamente problemi o opportunità, supportando così decisioni più informate e tempestive;
• personalizzare la tua esperienza a seconda delle tue esigenze, concentrando l’attenzione su metriche specifiche o aree di interesse.

Tutti i passaggi per creare una dashboard partendo da zero

Se ti interessa provare a creare e utilizzare una dashboard ti spieghiamo come fare:

1. Definizione degli obiettivi – Prima di iniziare, devi capire cosa vuoi ottenere dalla tua dashboard. Identifica le metriche chiave, gli indicatori o le informazioni più rilevanti per il tuo scopo.
2. Raccolta dei dati – Ottieni i dati necessari per la tua dashboard da fonti affidabili. Assicurati che i dati siano strutturati e puliti, pronti per l’analisi.
3. Scelta degli strumenti – Scegli uno strumento o una piattaforma per la creazione della dashboard. Ci sono molte opzioni, tra cui software specializzati come Tableau, Power BI, o Looker Studio (noi usiamo quest’ultimo).
4. Progettazione della dashboard – Inizia a creare la tua dashboard. Organizza gli elementi in modo logico, pensando alla disposizione dei grafici, delle tabelle o degli indicatori che vuoi includere.
5. Seleziona le visualizzazioni – Scegli i tipi di grafici o visualizzazioni più adatti ai tuoi dati e agli obiettivi. Utilizza grafici a barre, a torta, a linee, mappe per rappresentare al meglio le informazioni.
6. Aggiunta di interattività – Se possibile, aggiungi elementi interattivi come filtri, menu a discesa o pulsanti per permettere alle persone di esplorare i dati in modo più dettagliato.
7. Test e ottimizzazione – Testa la tua dashboard con delle persone, per assicurarti che sia intuitiva e fornisca le informazioni desiderate. Ottimizzala in base ai feedback ricevuti.
8. Implementazione e aggiornamento – Una volta che la dashboard è pronta assicurati di mantenere i dati aggiornati e di apportare modifiche o aggiunte in base alle esigenze in evoluzione. Consigliamo di fissare dei momenti di controllo trimestrali in cui verificare se siano emersi eventuali aggiornamenti o per ricevere feedback e suggerimenti di modifica. Questo passaggio è importante per mantenere lo strumento aggiornato, attendibile e soprattutto per far si che rimanga l’unica fonte di informazione “ufficiale” per le persone del team, evitando dispersione e perdite di tempo.

Tempo e cura ai dettagli per dashboard su misura

Ricorda che la creazione di una dashboard efficace necessita una pianificazione accurata e un’attenzione particolare ai dettagli. È un processo che richiede tempo ma che, una volta completato, ti consentirà di mettere in evidenza tendenze e valori anomali, prendere decisioni migliori e di risparmiare tempo.

Ti accorgerai che la tua dashboard sarà diventata uno strumento indispensabile!

Il mondo (digitale e non) corre veloce e innovare non è un optional, è vitale per qualsiasi attività e la formazione non fa eccezione. Cambiare è complesso ma lo si può fare per gradi, tenendo conto di tutte le peculiarità strutturali e di risorse umane della tua scuola.

Consulta la nostra pagina Innovazione Smart e contattaci se hai bisogno di ulteriori informazioni o per chiederci supporto. Possiamo aiutarti e costruire per te una dashboard su misura per la tua realtà scolastica.