L’Open Day: consigli da mettere in borsa prima di partire!

Ragioniamo su cosa comunicare, come comunicarlo e a chi farlo comunicare, fino ad arrivare al dove e quando organizzare eventi orientativi così importanti

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È iniziato settembre da due settimane e immagino siate tutti impegnati nell’organizzare, pianificare, seguire e far sì che si svolgano al meglio gli ormai sempre più utilizzati OPEN DAY!

Ne abbiamo già discusso in passato, ragionando sul cosa comunicare, oppure come comunicarlo e a chi farlo comunicare, fino ad arrivare al dove e quando organizzare eventi orientativi così importanti che davvero, da soli, possono spostare l’asticella dei risultati raggiunti alla fine della campagna iscrizioni.

Se ci pensiamo, iniziamo a pianificare tutto a partire da novembre/dicembre per arrivare a questo momento.

 

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Adesso si entra in gioco e tra un mese o due si tireranno le somme. Solo allora ci si potrà rilassare e lasciare spazio alla soddisfazione di aver centrato l’obbiettivo, ma prima quest’ultimo sforzo, che davvero – se gestito bene – può fare la differenza!

Se state organizzando open days (se non ne avete mai fatti c’è sempre una prima volta, e potete sempre contattarci per una consulenza), avete mai pensato di fare un questionario da somministrare ai partecipanti?

Non la solita raccolta anagrafica, peraltro importantissima, ma un vero e proprio questionario teso a monitorare alcuni aspetti fondamentali relativi all’engagement emerso durante l’evento.

Pensare di sapere com’è andato può essere molto diverso da chiederlo direttamente ai partecipanti, non trovate?
Pensate a quelle 3, 4, domande specifiche e fatelo, magari anonimo. Mi raccomando, dev’essere molto breve, affinché tutti possano essere invogliati a compilarlo. In questo modo avrete probabilmente molte conferme ma emergerà sicuramente anche qualche sorpresa. Questi dati sono essenziali per monitorare e soprattutto per valutare i cambiamenti da apportare alla struttura degli open day!

Nella nostra esperienza, le strutture ben riuscite sono quelle che tendono sempre a migliorarsi: pertanto, valutate sempre quali migliorie fare all’evento e basatevi soprattutto sulle opinioni degli attori più importanti in campo, ossia i partecipanti.

Ogni open day, anche quando viene strutturato in modo identico e ripetuto per tutta una campagna iscrizioni annuale, è differente da un altro, a causa di variabili quali i partecipanti e le relazioni che si instaurano tra partecipanti e relatori (senza contare in caso cambino anche alcuni relatori, o si utilizzino orari diversi in mesi diversi, ecc).

Un’analisi approfondita al termine della campagna iscrizioni di questi dati è molto utile per iniziare a impostare un lavoro di upgrade dell’open day che si sta sviluppando per l’anno successivo.

Un ultimo consiglio: utilizzate i ghost client. È davvero importante andare a vedere come si pongono i competitors! Studiateli, e non abbiate timore a valutare positivamente degli spunti quando li notate validi ed interessanti.

Il campanilismo non funziona nell’education marketing: dovete essere in grado di poter valutare serenamente ed il più oggettivamente possibile quello che il mercato offre al vostro target di riferimento. Ricordate che solo così potrete migliorarlo ancora di più ed ottenere risultati eccellenti, perché il ghost client è uno strumento che se utilizzato in modo ottimale fa davvero la differenza.

Rispetto alle tempistiche sul quanto prima promuovere un valido open day: se utilizzate al meglio le nuove tecnologie servono circa 20 giorni di promozione per avere un numero sufficiente di adesioni e una pervasività della campagna adeguata (si tenga presente che ci sono varie fasi, non ultima di importanza anche un recall adeguato per aumentare la motivazione alla partecipazione dell’interessato), perciò non c’è molto tempo da aspettare!

Buon open day a tutti!

PS: se non avete mai fatto un open day o volete migliorare quelli organizzati da voi prendete la palla al balzo e fatevi affiancare da esperti che da anni sviluppano open day performanti. Saremo più che lieti di conoscere la vostra realtà ed esservi di supporto in quest’avventura!

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