Preparare un discorso efficace per l’Open Day

Preparare un discorso efficace è una delle parti più importanti, e forse anche una di quelle più sottovalutate, nella costruzione di un Open Day ad alto impatto.

In questo articolo troverai dei consigli per capire cosa dire durante un Open Day, e anche come dirlo, in che ordine e con che taglio: insomma, suggerimenti utili per preparare il discorso per la presentazione della tua scuola. Scoprirai che se vuoi essere efficace e convincente con il tuo pubblico devi partire proprio dallo studio a tavolino degli argomenti.

Il coraggio di partire da un foglio bianco

Per fare passi avanti c’è bisogno di autocritica e quindi domandarsi: c’è qualcosa che possiamo migliorare rispetto a come abbiamo sempre fatto?

Spesso le scuole hanno idee molto precise riguardo la loro scaletta di argomenti da presentare. Qualche giorno prima dell’Open Day si riprendono in mano le slide usate l’anno precedente e da lì si ripassa a mente la sequenza degli argomenti e la loro suddivisione tra i vari relatori. Gli aggiornamenti sono pochi ed essenziali. D’altronde, perché cambiare se ognuno sa già esattamente cosa deve dire?

Ma se il vostro obiettivo è quello di creare un discorso memorabile, che catturi maggiormente l’attenzione della vostra platea, la strada è solo una: partire da un foglio bianco. Non vuol dire che non attingeremo a tutta l’esperienza fatta durante gli anni, al contrario! Semplicemente non vogliamo avere preconcetti all’inizio del lavoro.

Il corpo del discorso

Nella maggior parte dei casi la comunicazione durante un open day verte sulla scuola e sui suoi corsi, tralasciando completamente l’aspetto più importante dell’evento ovvero la presenza in aula dei futuri studenti.

In questo articolo ti accompagniamo in una riflessione che ti porterà ad adottare un nuovo punto di vista, quello del prospect e delle sue reali aspettative. In questo modo riuscirai a declinare e ordinare gli argomenti non secondo quello che “voi vorreste dire a loro”, ma secondo quello che “loro vorrebbero sapere della tua scuola”.

Ad esempio, se stessimo assistendo ad un open day di una scuola post diploma, alcuni tra gli argomenti importanti a cui la platea cerca risposta sono: al termine del corso, cosa sarò in grado di fare? Come sarà il mondo del lavoro? Farò fatica a trovare un impiego? Com’è una giornata-tipo di un professionista del settore? Come mi troverò con il corso? Riuscirò a seguirlo?
Queste sono solo una breve lista delle domande che frullano nella testa del partecipante e, come vedete, sono tutte incentrate su di lui, non sulla scuola.

Ogni scuola è unica, ed è per questo che è importante calare l’indagine nella propria realtà. Vediamo come fare.

Come parlare ai potenziali studenti

Cominciamo con un piccolo brainstorming, meglio se condotto in un piccolo gruppo. Rispondete a queste o altre domande simili appuntando le risposte su un foglio grande o con dei post-it:

• Chi sono i ragazzi che abbiamo di fronte?
• Che emozioni provano?
• Cosa si aspettano dalla scuola?
• Hanno delle paure?

Da queste risposte cominceremo a rivalutare quello che vogliamo dire, dando il taglio giusto alle nostre argomentazioni.

Provate poi a ricordare le domande che più frequentemente vengono poste durante le giornate di orientamento:

• Quali sono gli argomenti che suscitano in loro più domande?
• Dove vedete che la loro attenzione si alza?
• Cosa li entusiasma?
• Quali sono le informazioni pratiche di cui dimostrano di avere bisogno?
• Hanno delle aspettative per il loro futuro?

Ponete queste domande anche a chi è già vostro studente (meglio studenti al primo anno che hanno un’esperienza fresca degli Open Day a cui hanno partecipato) per avere spunti ulteriori. Provate a chiedere loro:

• Cosa raccontereste ai ragazzi che partecipano ai nostri Open Day?
• Perché dovrebbero scegliere la nostra scuola?
• Cosa li convincerebbe?

Ricordatevi di appuntare tutte le risposte e le parole chiave emerse.

Come parlare ai genitori

Spesso la nostra platea è composta anche dai genitori, in modo variabile a seconda dell’ordine scolastico. Essi incarnano solitamente il ruolo di Decisori e Acquirenti.

Ricordati che sono molte le persone che esercitano un’influenza sulla decisione e sulla scelta finale della scuola. Averne piena consapevolezza aiuta a massimizzare l’efficacia dell’Open Day e in questo articolo puoi approfondire i 5 ruoli principali nel processo decisionale scolastico e il tipo di influenza che esercitano.

Alcune delle domande che si pongono i ragazzi, sono le stesse che si pongono i genitori, e frequentemente riguardano gli aspetti pratici e le prospettive sul futuro. Mettiti nei loro panni domandandoti:

• Quali sono i loro desideri e preoccupazioni maggiori?
• Cosa si aspettano per i figli?

(Se ti interessano le 5 differenze tra Millennials e Generazione Z, leggi questo articolo)

Ma c’è qualcosa in più. Come spiega l’articolo del blog di Uppa: “quando un genitore iscrive il proprio bambino a scuola compie un atto di grande valore simbolico, quello di affidare all’insegnante il compito di affiancarlo nell’educazione del figlio“.

I genitori hanno bisogno di sentirsi liberi di comunicare e di scambiare opinioni con gli insegnanti, hanno paura di perdere la posizione principale di punto di riferimento per il bambino e a volte possono provare sentimenti di inadeguatezza. Tener conto di questi sentimenti e preoccupazioni potrebbe aumentare l’empatia percepita e aprire l’accesso a un canale di comunicazione prezioso, efficace e autentico.

Chi ben comincia è a metà dell’opera! L’Open Day potrebbe essere il momento perfetto per cominciare a seminare quella fiducia e quel senso di rispetto reciproco dei ruoli che dovrà poi essere coltivato giorno dopo giorno.

Sintonizza i punti di forza della scuola con le aspettative del prospect

La bravura nello sviluppare un open day efficace, quindi, sta nel saper coniugare le informazioni che date con quelle che vogliono sapere i potenziali studenti. Non basta dire che una certa materia è molto importante, che il corso è economico, che i professori sono bravi e preparati, e che la scuola ha dei laboratori moderni.

Quello che volete comunicare durante un open day deve rispondere sempre alla domanda: perché è importante per lo studente sapere questa informazione? Crea collegamenti, dai le motivazioni che sottendono ad alcune scelte mettendo in relazione diretta i sentimenti e i pensieri del tuo pubblico.

• Consiglio 1: usa una tabella in cui creare visivamente queste connessioni. Ti darà chiarezza e sicurezza durante l’esposizione orale.
• Consiglio 2: per ogni concetto nella tua tabella cerca (e segnati, per non dimenticarti!) un piccolo aneddoto da raccontare in modo da esemplificare il tuo concetto. Il pubblico si incuriosirà e alzerà l’attenzione se riuscirai a far immaginare dei fatti reali presi dalla vita quotidiana della tua scuola o, se vuoi, anche dalle tue esperienze personali.

Fai dei questionari durante i vostri Open Day

I questionari da somministrare ai vostri prospect sono importantissimi. Non serve che abbiamo tante domande: poche ma giuste. In particolare, serviranno nella costruzione del vostro discorso per:

• focalizzare i bisogni e le aspettative del vostro target per scegliere i punti fondamentali del vostro racconto;
• determinare i vostri punti di forza e capire quindi a quali vostre caratteristiche a cui dare maggior visibilità (e distinguervi più efficacemente dalla concorrenza);

Leggi come strutturare un questionario per un Open Day.

L’ordine degli argomenti

Simon Sinek è un imprenditore e scrittore inglese che ha scritto un libro intitolato “Partire dal perché” al quale ci si può ispirare per capire in che ordine esporre gli argomenti. Chi comunica servizi (o prodotti), nella maggior parte dei casi, segue un tragitto che va dalle caratteristiche alle motivazioni: “offriamo il servizio X (il cosa), con queste caratteristiche (il come), per aiutare i nostri clienti (il perchè)”.

• Che cosa: è il tipo di servizio facile da identificare.
• Come: ciò che consente di spiegare come mai una cosa si distingue dalle altre.
• Perché: non è il guadagno ma lo scopo, la causa, la convinzione profonda che spinge a fare.

C’è invece un tipo di comunicazione che, per far leva sull’ispirazione, segue l’ordine opposto: parte dal perché, dai valori e dagli obiettivi di chi offre il servizio, e si manifesta concretamente nell’approccio strategico seguito e nelle singole azioni compiute.

Come si traduce questo ragionamento nell’ambito della promozione scolastica? Facciamo un esempio: di solito, per raccontare un’offerta formativa peculiare, una scuola parte a raccontare il cosa (“la nostra offerta formativa è questa”), per poi descrivere il come (ore, materie e altre caratteristiche). Raramente si arriva a illustrare il perché, le motivazioni di questa scelta (in cosa credete? Quali sono i valori – non per forza legati alla scuola –  sottesi alla strutturazione della della tua offerta formativa?). Il consiglio è poi esporre gli argomenti esattamente seguendo il percorso opposto: perché → come → cosa.

Se vuoi provare il metodo teorizzato da Simon Sinek, imposta quindi il discorso partendo dal perché:

1. Perché la vostra scuola ha deciso di fare un avere un taglio così specifico in quella determinata offerta formativa?
2. In che modo questo valore questa scelta è stata messa in campo ed è stata erogata?
3. Infine raccontare i risultati finali come ad esempio quante sono le ore, quanti tipi di docenti, o risultati ottenuti agli esami.

In questo articolo di Federico Moretti puoi approfondire le teorie di Simon Sinek.

Pensare a un’apertura e a una chiusura strategica

Schematizza i ragionamenti fatti fino a questo punto in una tabella. Ora hai un corpo del discorso ben strutturato. Avendo quindi una visione completa di quello che dirai, puoi pensare (adesso, non prima!) all’apertura e alla chiusura del tuo discorso.

Apertura

Nei primi 30” il tuo pubblico si farà già un opinione di te e la tua scuola. Un aggancio creativo aiuta gli ascoltatori a prestare attenzione: ad esempio puoi raccontare una storia, fare domande, o usare delle citazioni. Nel formulare il tuo incipit, prova inoltre ad usare una di queste tecniche per cercare di suscitare un’emozione precisa al tuo pubblico:

• Produrre un effetto rilassante: descrivi la situazione → illustra la complicazione→ proponi la soluzione
• Comunica certezza: poni una domanda→ spiega la situazione→ descrivi complicazione→ proponi la soluzione
• Comunica senso di urgenza: parla della complicazione→ descrivi situazione→ proponi la soluzione

La soluzione equivale alla tua scuola o a un tuo corso, mentre la situazione e la complicazione fanno parte del contesto in cui si trovano i nostri prospect e target.

Nell’apertura non dimenticarti di fare una brevissima panoramica degli argomenti che verranno trattati e di chi interverrà. In totale questo momento dovrebbe durare al massimo 5 minuti.

Chiusura

Primo consiglio: annuncia sempre la chiusura dell’evento. Queste parole risvegliano l’attenzione del tuo pubblico che, ormai, sarà cognitivamente stanco. Poi fai un brevissimo ripasso di tutti gli argomenti toccati ringraziando i relatori.

Suggerisci le azioni che il tuo pubblico a questo punto dovrebbe fare, evidenziando quindi sia a parole (sia nelle slide) una chiara Call to Action. Non necessariamente la Call to Action a questo livello deve essere “Iscrivetevi”, ma potrebbe essere “Scaricate la brochure”, “Chiedeteci un colloquio personalizzato”: in generale, un ulteriore step che potrebbe portare il prospect ad approfondire.

A seconda del punto del funnel in cui state inserendo questo evento, saprete qual è la Call to Action più appropriata.

Come potenziare al massimo il tuo discorso

Se hai tempo e risorse a disposizione, ecco degli aspetti da curare e tenere in considerazione per ottenere ancora più efficacia dal tuo discorso.

Imprimere i concetti nelle menti: costruire slide efficaci

Per creare slide efficaci, il primo step è ragionare sui contenuti (e lo abbiamo fatto qui!). Poi potrai pensare allo strumento da usare per creare slide che siano facili da leggere (e anche belle da vedere) focalizzandoti su scrittura, immagini e spazi.

Leggi l’articolo: I 5 (+1) step per realizzare slide efficaci per gli Open Day

L’importanza dei relatori

I relatori daranno un volto ed una voce alla scuola. Capire quali sono le persone che più sono adatte a questo incarico è un compito fondamentale: scegli con cura!

Leggi l’articolo: La varietà dei relatori durante un open day

Consigli di Public Speaking mirati per le scuole

Tutte le persone interessate al vostro corso sono lì, pronte ad ascoltare il relatore che sta per parlare: ecco, quello è il momento più importante! Il vostro discorso è scritto in modo impeccabile ma… Avete fatto un po’ di prove di Public Speaking? Abbiamo raccolto un po’ di consigli nati dalla nostra esperienza con le scuole.

Leggi l’articolo: Public Speaking e open day: consigli per migliorare

Come usare questo lavoro in altri progetti

Non ti diremo che fare tutto ciò sia qualcosa di veloce e scontato. Servirà tempo e riflessione. Ma potrai toccare con mano i risultati e accorgerti di come il vostro Open Day non ti sembrerà più banale e scontato. Inoltre, tutto questo lavoro sul discorso potrà (anzi, dovrebbe) essere utilizzato anche per gli altri progetti di comunicazione della tua scuola! Ad esempio, avrai raccolto un sacco di informazioni utili anche per il vostro piano editoriale sui social network (o sul vostro blog, se ne avete uno). Avete bisogno di maggior ispirazione? Ecco un articolo che focalizza l’attenzione sui contenuti.

Open Day audit: consigli immediati e pronti all’uso

Nella promozione di una scuola l’Open Day è il tassello che sposta maggiormente l’ago della bilancia nell’iscrizione di un prospect. Per questo è importante curarlo nei dettagli ma senza mai perdere la visione della sua interezza. Hai mai pensato a un Open Day audit? Il fine dell’audit è quello di raccogliere informazioni, comprendere le dinamiche e individuare delle aree di miglioramento immediate che possano essere implementate velocemente, senza stravolgere la struttura dell’evento.

La possibilità di avere un consulente senior specializzato a disposizione potrebbe farti vedere il tuo Open Day da un nuovo speciale punto di vista. Cosa aspetti? È ora di agire!

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