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Cos’è l’Open Day?
L’open day è un evento che le realtà formative come le scuole e le università, organizzano per un pubblico specifico affinché quest’ultimo possa valutare di iscriversi al corso o al programma formativo promosso.
In questa definizione, il termine chiave, l’aspetto centrale, è il concetto di valutazione. All’open day i partecipanti valutano il personale, i docenti, l’offerta formativa, la struttura.
L’open day è uno degli strumenti principe nell’Education Marketing (in questo articolo puoi capire meglio cosa significa fare marketing per le scuole e la formazione) perché permette di avere il miglior impatto sullo studente in chiave iscrizioni ai corsi.
L’obiettivo dell’Open Day
La cosa più importante da tenere in considerazione è l’obiettivo che ha l’open day: l’open day ha l’obiettivo di consentire alle persone che non fanno parte del mondo della scuola di poter valutare l’offerta scolastica. Stiamo quindi parlando di:
- genitori (o chi ne fa le veci) che devono far scegliere ai figli che tipo di percorso fare,
- ragazzi che vogliono iscriversi ad un determinato percorso scolastico.
Queste due tipologie, grazie all’open day, entrano in contatto con la scuola e valutano ciò che gli viene offerto loro. Tutte queste persone, che sono potenzialmente interessate al corso, vengono chiamati prospects.
Partire dal partecipante e organizzare intorno a lui l’open day quindi è la prima cosa da tenere presente quando si inizia a sviluppare una giornata orientativa. Puoi approfondire la riflessione con il nostro videocorso.
L’Open Day non è solo un evento
Un aspetto cruciale è che il concetto di open day non si limita a quei 2 o 3 eventi che la scuola organizza all’anno, ma è molto più ampio: comprende tutto ciò che riguarda la comunicazione delle cose che si fanno. Ad esempio, fa parte della gestione dell’open day il sito internet della scuola, o la segretaria che risponde al telefono, o il docente che risponde alle email di richiesta informazioni.
Una scuola attenta a queste dinamiche è una scuola sempre pronta a raccontarsi, perché si conosce a fondo e sa come presentarsi.
È davvero utile uscire dallo schema “openday = evento” e cercare di immettere l’open day in un pensiero più strategico, più organico in quello che è la vita della vostra scuola. L’idea è quella di riuscire a concepire l’open day come occasione che può essere messa in atto tutti i giorni. Per questo motivo la scuola dovrebbe organizzare gli open day calibrandoli in base ai contesti. Un open day può essere un colloquio personalizzato, può essere una lezione in cui uno studente che sta valutando la scuola entra ed osserva degli studenti che sono già iscritti come frequentano e seguono una lezione, oppure una giornata in cui si può effettuare un tour della struttura, o una presentazione divisa per plessi o con tutte le proposte assieme.
Il focus dell’Open Day
La cosa principale da tenere in considerazione è che il focus dell’open day deve essere sempre rivolto verso i prospects: sono loro i protagonisti dell’open day e non la scuola in sé.
La seconda cosa importante è capire chi viene – genitore e figlio sono due figure molto diverse e quindi bisogna calibrare la comunicazione ad hoc anche per questo.
La terza questione, fondamentale, è capire il numero di persone che parteciperanno. Se viene una persona per un colloquio personalizzato ci sono delle dinamiche da tenere in considerazione che sono completamente diverse da quelle in cui ci sono 100 persone nell’aula magna, un relatore e uno schermo in cui si proiettano delle slide. Tutte queste sono dinamiche da tenere sempre in considerazione. Tieni presente che i relatori daranno un volto ed una voce alla scuola: anche per questo asepetto abbiamo preparato un video corso perchè scegliere le persone che più sono adatte a questo incarico è un compito fondamentale.
Gli open day se fatti bene sono sì una buona occasione per comunicare al meglio quello che fa la scuola ma anche un’occasione per migliorare quello che la scuola fa tutti i giorni all’interno della vostra scuola perché vi stimola a ragionare su cosa funziona nella scuola e cosa vale la pena raccontare. Tenerlo sempre a mente e dare la giusta importanza a questi eventi è quanto di più strategico e utile che la scuola possa fare durante l’anno scolastico.
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5 spunti per arricchiere la tua strategia
- Consigli di Public Speaking: tutte le persone interessate al vostro corso sono lì, pronte ad ascoltare il relatore che sta per parlare: ecco, quello è il momento più importante! Ma come ve la cavate a parlare in pubblico? Abbiamo raccolto un po’ di consigli nati dalla nostra esperienza con le scuole.
- Questionario post Open Day: la guida per strutturarli e usarli nel modo corretto: i questionari sono uno strumento fondamentale per comprendere l’efficacia degli Open Day. Ma funzionano solo se costruiti nel modo giusto.
- I 5 (+1) step per realizzare slide efficaci per gli Open Day: cosa succede quando dobbiamo creare le slide? In che modo usiamo strumenti di lavoro come Powerpoint, Google Presentation, Canva, o Keynote, Powtoon?
- Scuola e Open Day: usare Whatsapp per comunicare coi prospect: Whatsapp è utile nella gestione dei prospect interessati a un Open Day per creare più empatia e vicinanza con messaggi diretti.
- 7 idee per supportare con i social il vostro open day: nell’organizzare un open day una parte importante della promozione dell’evento è sicuramente la comunicazione attraverso tutti i canali dell’istituto; le piattaforme social possono essere grandi alleate.
