Tono di voce nelle comunicazioni scolastiche: come ci si rivolge a prospect e studenti?

Nelle scuole non sempre si stabilisce il tono di voce da mantenere nelle comunicazioni. Senza esplicite indicazioni, chi lavora nelle segreterie o nell’amministrazione, tende spesso a mantenere un t

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Il Tone of Voice (“Tono di Voce” in italiano e abbreviato in gergo “TOV”) è l’insieme di particolari caratteristiche del linguaggio che usi quando comunichi, sia in forma orale, sia in forma scritta.

Il linguaggio infatti permette infinite sfumature: il tuo tono di voce può essere divertente, leggero, serio, formale, irriverente, accademico, scherzoso. Lo stesso messaggio può essere comunicato in modo diretto o indiretto, metaforico o realistico, coinvolgente o asciutto. Questi diversi stili variano a seconda della scelta del lessico, della sintassi, dell’uso della punteggiatura e di particolari formule linguistiche standardizzate.

Parlare di Tono di Voce vuol dire quindi focalizzarsi non tanto sul contenuto del messaggio, ma sulle modalità in cui esso è espresso. E queste sfumature di espressione concorrono a definire il “carattere” (identità, come chiamata più propriamente nel marketing) ad esempio di una persona. Ma lo stesso accade con qualsiasi azienda, ente o istituzione. E quindi anche con una scuola.

Adattare il nostro tono di voce a seconda dei contesti è un processo naturale e in parte inconscio nella nostra mente, soprattutto per quanto riguarda la lingua orale. Accorgersi del tono di voce e controllarlo nella lingua scritta è invece un processo più delicato e sofisticato.

 

L’uso del tone of voice nelle scuole oggi

Nelle scuole non sempre si stabilisce il tono di voce da mantenere nelle comunicazioni. Senza esplicite indicazioni, chi lavora nelle segreterie o nell’amministrazione, tende spesso a mantenere un tono genericamente formalmente cordiale, autorevole, distaccato.

Generalmente non si tratta di una decisione esplicita. Piuttosto, è una sorta di retaggio culturale che ci trasciniamo dalla consuetudine all’uso, in alcuni ambienti formali o legati ai servizi pubblici, dell’italiano burocratico. L’italiano burocratico è una varietà di lingua che si contraddistingue, ad esempio, per l’uso di parole auliche o acronimi particolari del settore, stile nominale, costruzione elaborata della frase, uso di sostantivi e aggettivi al posto di verbi; stile impersonale e uso di forme verbali non coniugabili come il participio o il gerundio.

Capita che queste siano proprio le caratteristiche della lingua usata ancora in molti ambienti scolastici in particolare nella composizioni di circolari e mail per destinatari esterni.

 

Il tono di voce negli ambienti digitali

Oggi le comunicazioni, anche scolastiche, sono per la maggior parte digitali. Il mondo online esclude la comunicazione non verbale: è quindi ancor più fondamentale focalizzarsi non solo su quello che si comunica, ma anche e soprattutto su quello che gli utenti percepiscono emotivamente.

Ogni lingua, per sua natura, è in continua evoluzione e oggi lo stile burocratico appare “freddo, pesante, lontano dalla lingua quotidiana e spesso poco chiaro” (1). Ma non stiamo dicendo di passare da uno stile formale a uno informale, si può essere formali, precisi e autorevoli comunicando in modo più semplice e immediato, senza giri di parole ridondanti o artificiosi.

Lucia Carrada nel suo libro “Guida di Stile. Scrivere e riscrivere con consapevolezza” fa questo esempio di stile burocratico da evitare: Si comunica che è stata data disposizione alla segreteria di accettare richieste di consultazione delle prove di ammissione, previa concessione del permesso da parte del docente interessato”.

Come dirlo in modo più naturale? “È possibile consultare le prove di ammissione in segreteria, purchè il docente interessato sia d’accordo”.

Ti convince? Sintetico, chiaro, diretto.

 

Il nostro consiglio, maturato grazie alla nostra esperienza, è fare un passo in più. Oggi le scuole possono spingersi oltre e cercare di attivare uno stile di comunicazione e un tono di voce meno impersonale, più empatico, soprattutto quando devono comunicare con i propri prospect, studenti e famiglie.

Come da esempio nell’immagine, si può cercare di trasmettere più calore nelle comunicazioni scegliendo un tono informale, ma anche scegliendo di mantenere un tono formale. Il trucco è esprimersi in modo chiaro, ordinato, evitando espressioni oscure come acronimi o tecnicismi comprensibili solo a chi lavora all’interno della struttura. È preferibile scrivere frasi semplici e brevi, scegliere le preposizioni semplici al posto delle locuzioni lunghe (con l’obiettivo di → per; avvalendosi di → con; privo di → senza; ecc.) e considerare alternative agli avverbi lunghi (limitatamente a → solo per; successivamente → dopo; congiuntamente a → con) (2).

Attraverso le comunicazioni da remoto, “gli interlocutori sono già lontani e per chi scrive è conveniente ridurre quella distanza piuttosto che alimentarla” spiega anche Yvonne Bindi, esperta di linguaggio e comunicazione. Per questo noi consigliamo di rivolgerti a studenti e prospect con espressioni informali. “Questa confidenza manifesta può infastidire qualcuno, ma se il testo e ben composto, la cortesia può passare per altre vie: attraverso uno stile curato, un tono rispettoso, un lessico adatto e facendo attenzione a fornire le informazioni veramente utili”. Infatti, “lo scopo non è aggiungere informazioni, ma selezionarle in modo organico e organizzato per fornire alle persone l’informazione giusta al momento giusto e nel modo giusto. Più conciso sarà il messaggio, più importanza avranno le parole che contiene”.

 

Come trovare il tuo tono di voce personale

Uno studio strategico sul Tono di Voce non si accontenta di stabilire, nel nostro caso, un generico stile “caldo”. Come raccontavo all’inizio di questo articolo, in mezzo ci sono infinite sfumature.

Trovare quelle che distinguono la “personalità” specifica della tua scuola o della tua università può aiutarti a distinguerti dalla tua concorrenza e farti percepire come unico.

Un modo per stimolare il ragionamento sui valori dell’identità della tua scuola si ispira al metodo di valutazione del differenziale semantico (3). Vengono descritte due scale di valori contrapposti, bipolari, tra cui esprimere un giudizio di prossimità.

Puoi fare questo esercizio per descrivere il ToV attuale e, in un secondo schema, validare o modificare le voci spostando le leve verso la definizione del to-be, ovvero quello che aspirate come scuola a diventare.

 

Se vuoi, procedi sintetizzando il lavoro scegliendo alcuni aggettivi (da questo elenco o solo facendoti ispirare) che possano guidare te e il tuo staff: identificate quelli da seguire, che mettono in luce i vostri elementi positivi e di forza quelli invece da evitare, che possano servire da monito per evitare errori.

 

 

Se vuoi fare uno step in più puoi apportare delle sfumature per distinguere il tono della comunicazione interna e quella esterna, riflettendo in particolare sull’uso della lingua sui social network.

La scuola comunica a vari livelli e a diversi stakeholder: è necessario stabilire un TOV per le comunicazioni in base all’obiettivo, al contenuto e alla tipologia di interlocutori coinvolti nella comunicazione. Un Tono di Voce omogeneo in tutte le comunicazioni rendere immediatamente riconoscibile la tipologia della comunicazione e permette di evitare errori derivanti dalla contingenza del momento o dallo stato d’animo di chi scrive.

Dovrai condividere poi il risultato dell’intero lavoro con tutto lo staff che si occupa di comunicazione in qualsiasi forma per poterlo applicare all’intera struttura in modo armonioso.

 

Il complesso processo della definizione dell’identità

La definizione del Tone of Voice è uno degli elementi fondamentali con cui il tuo pubblico, anche inconsciamente, si fa un’opinione della tua realtà assegnandogli un “carattere”. Per questo fa parte del processo di costruzione dell’identità e dell’immagine del brand, ovvero quel processo attraverso cui la tua scuola o la tua università comunica la propria identità, sia all’esterno, sia all’interno della propria realtà.

Sviluppare una particolare sensibilità nei confronti dei tuoi prospect e dei tuoi studenti sarà la chiave del successo di ogni comunicazione. Proprio come accade nelle relazioni interpersonali, un modo di comunicare più empatico e affine al tuo target, ti consentirà di avvicinarti maggiormente a loro e di guadagnare nella scala della considerazione.

 

 

Arrivare ad avere la consapevolezza, ogni volta, che si stia gestendo la comunicazione in modo corretto e efficace fa parte di un processo profondo che passa, in primis, dalla definizione della value proposition e dell’identificazione dei valori che caratterizzano la mission della scuola. Mettere nero su bianco i punti di forza e di debolezza della tua scuola o della tua università, delineare i valori, gli obiettivi e gli elementi che vi distinguono dai competitor, definire e aver ben chiaro il tuo target di riferimento, i loro bisogni e le loro aspettative sono tutte operazioni alla base di qualsiasi innovazione o rinnovamento.

È importante che le nuove idee e le decisioni prese vengano condivise e argomentate (o ancora meglio generate insieme) per garantire che vengano adottate e facendo avanzare tutta la struttura unita.

 

 

(1) “Guida di Stile. Scrivere e riscrivere con consapevolezza”, L. Carrada, 2017 Zanichelli
(2) L. Carrada, ibidem
(3) “Content Design. Progettare contenuti web che fanno incontrare persone e aziende”, N. Bonora, 2019 Apogeo

Giulia Cattoni

Lavoro dal 2013 nell'ambito della comunicazione e del marketing. Mi sono appassionata e specializzata sui temi riguardanti il territorio, l'innovazione e l'educazione diventando professionista dell'uso del linguaggio e della creazione, gestione e organizzazione dei contenuti. Mi sono laureata in Comunicazione con una tesi sull'uso della lingua per l'infanzia, ho frequentato corsi sulla didattica emozionale e sulla robotica educativa. Trasversalmente, ho carpito la sensibilità dalla mamma insegnante e l’ho fatta mia lavorando con entusiasmo per sette anni come istruttrice di pallavolo nel settore giovanile comasco. Lavoro con orgoglio per Education Marketing Italia dal 2016 come autrice del blog e dal 2020 sono entrata a far del team che offre servizi e consulenza strategica per le scuole.

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