Open Day Online: come organizzare l’orientamento a distanza (2a parte)

Meglio meglio l’open day in diretta o registrato? Come posso interagire con i partecipanti? Ecco le nostre risposte alle domande più comuni

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Torniamo a parlare di Open Day a distanza, e riprendiamo il discorso che abbiamo iniziato qui (se ve lo siete perso, vi consigliamo di leggere l’articolo prima di continuare).

 

 

Nell’introduzione all’argomento “open day online” abbiamo detto che il primo aspetto importante è quello di guardarsi intorno, osservando ed analizzando quello che altre scuole stanno facendo; step fondamentale per farsi un’idea delle diverse modalità adottate e per capire quali possibili scelte si hanno a disposizione. In questo modo potrete fare una valutazione più completa per trovare la vostra strada, il modo di intendere un open day virtuale che si adatti al meglio alle esigenze della vostra scuola, ai valori che volete comunicare e alle risorse che avete a disposizione.

 

Open day in streaming: live o no?

Entriamo più in profondità e proviamo ad individuare delle caratteristiche che abbiamo notato negli open day in streaming a cui abbiamo assistito.

Partiamo da una prima considerazione: un open day che viene trasmesso online non per forza di cose deve essere “live”, cioè in diretta. Abbiamo visto delle presentazioni di corsi che sembravano in diretta ma che avevano una “regia” talmente perfetta (ad esempio nei cambi e nei tempi del montaggio) da farci pensare che fossero stati registrati, montati, e mandati in streaming come se fossero in live. Questa è una scelta interessante, perché dà al prospect l’impressione di una scuola tecnicamente ben organizzata ed attenta a tutto, in cui il “prodotto” open day è di alta qualità. In questo caso si è preferito veicolare maggiormente il concetto di perfezione a discapito della vicinanza che una vera diretta può veicolare.

Infatti, il principale pregio di una diretta è proprio quello di essere potenzialmente a contatto con il prospect. Scriviamo “potenzialmente” perché una diretta che non preveda interazione con il pubblico è doppiamente controindicata: non solo non è montata come una registrazione in cui è possibile curare ogni dettaglio ma non è nemmeno vicina al prospect, che si sentirà più spettatore che partecipante. L’interazione invece porta le persone a pensare che i relatori durante la presentazione siano lì per loro, aperti a interloquire.

 

Quindi, meglio l’open day in diretta o registrato?

Posto che entrambe le modalità hanno pregi e difetti e vanno valutate anche in base alle esigenze della vostra realtà formativa, noi sicuramente consigliamo una diretta vera. Certo, possono esserci degli imprevisti ma la diretta è genuina, e tra la perfezione e la vicinanza la nostra preferenza è privilegiare sempre la vicinanza.

In caso si vogliano comunque sfruttare contenuti registrati, un buon compromesso è quello di alternare momenti registrati (impostati come “collegamenti esterni” oppure come intermezzi, dove viene esplicitato che il video è stato registrato) alla diretta, che deve essere di gran lunga la parte preponderante dell’open day.

Perché è meglio l’open day in diretta streaming?

Per rispondere dobbiamo riprendere dei concetti che sono alla base dell’organizzazione di eventi orientativi e promozionali. Infatti uno dei fattori chiave di qualsiasi evento orientativo è l’interazione. Inoltre nell’open day “classico” in sede il protagonista è il partecipante, non l’istituto o il corso. Giusto?

Nell’open day in streaming non cambiano le priorità: il partecipante resta al centro di tutto, e quindi più interazioni riusciamo a costruire con lui, più sarà efficace l’open day. Se partiamo quindi dall’assunto di base che l’interazione deve essere imprescindibile, è importante strutturare un format che promuova lo scambio con chi sta dall’altra parte del monitor e vuole scoprire se la vostra scuola fa per lei/lui.

Ovviamente è più facile creare occasioni per interagire durante un open day in sede, in cui si ha la presenza fisica dei partecipanti e li si può guardare negli occhi. Tutto ciò è un po’ più complicato quando invece la partecipazione è fatta tramite una app che mette in contatto ma a distanza. In questo caso non è possibile guardare negli occhi chi siede davanti a noi, anzi, davanti a noi ci sono soltanto una webcam e un microfono.

 

Come interagire con i partecipanti

Durante un open day in streaming la strategia che consigliamo è quella di sollecitare il più possibile l’interazione con i partecipanti, attraverso domande dirette, di molteplici tipi. L’importante è stabilire una connessione con loro. Chiedete se si sente e/o si vede bene (sembra banale, ma è un primo step interattivo), da quale città stanno partecipando, o quale scuola frequentano o hanno frequentato. Domande non impegnative, il cui scopo è semplicemente quello di avere delle risposte dalla platea. Una volta stabilita una comunicazione con l’audience vi risulterà più facile passare al secondo step: rispondere alle domande che arriveranno relative al corso che state promuovendo.

Un consiglio che diamo a chi si cimenta da poco con lo streaming è quello di appuntarsi di fianco alla propria postazione una lista di domande rompighiaccio da utilizzare durante la diretta. In questo modo sarete agevolati nel sembrare spontanei ed interattivi, dopodiché, con il passare del tempo, questo stratagemma vi servirà sempre meno in quanto acquisirete una spontaneità che deriva dall’esperienza che vi porterà a interagire con il pubblico in modo frequente e naturale.

Ricapitolando, la cosa più importante in un open day in streaming è portare la platea a fare domande. Per fare questo è indispensabile creare un’interazione iniziale con loro. Per creare questa interazione è necessario che il primo passo lo faccia il relatore, facendo domande a sua volta alla platea.

 

E cosa c’è di più importante del fare domande? Dare un feedback alle risposte che arrivano. Non vi piacerebbe se ad una vostra risposta l’interlocutore vi dia un feedback? Così come fa piacere a voi, altrettanto è piacevole per i nostri partecipanti.

È una bella sensazione venir tenuti in considerazione; per questo motivo, ricordatevi di valorizzare chi risponde alle vostre domande, citando la risposta in live magari, ringraziandoli, e così via. In questo modo, avrete senz’altro messo a proprio agio l’interlocutore che si è esposto interagendo con voi e gettato le basi affinché quest’ultimo si senta libero di chiedervi tutto quello che gli interessa riguardo l’offerta formativa che state promuovendo durante l’open day.

 

Infine molti si chiedono quale sia la modalità più funzionale per agevolare le interazioni con i partecipanti.

Questo perché ci sono diverse piattaforme che consentono di trasmettere in streaming l’open day (ne parleremo nel prossimo articolo), le quali danno la possibilità ai partecipanti di interagire con i relatori attraverso diversi canali, come la classica chat, oppure aprendo l’audio del microfono, oppure ancora potendo collegarsi in webcam per fare domande al relatore attraverso un collegamento video.

Come potete vedere, ci sono diverse possibilità e chi organizza un open day deve decidere prima dello streaming quale opzione sia migliore: non è bello infatti chiedere ai partecipanti di fare una domanda, magari via microfono, e sentire dall’altra parte un silenzio assordante, oppure chiedere a tutti di accendere la webcam e ritrovarsi con una persona su 50 che l’ha attivata.

Quale scelta fare quindi? Quale canale sfruttare per le interazioni durante lo streaming?

La scelta può dipendere da molti fattori: da quanti partecipanti sono presenti nell’open day, dalla tipologia di prospect, dalla piattaforma tecnologica che state utilizzando, ecc.

Il nostro consiglio è di privilegiare il canale testuale, quindi le chat che le diverse piattaforme mettono a disposizione.

Il motivo è semplice, il nostro scopo è sviluppare interazione nel modo più agevole possibile, e il modo migliore e che pone meno freni ad un interlocutore, cioè che lo lascia più facilmente nella propria comfort zone, è quello di scrivere in chat senza la preoccupazione di farsi vedere o farsi sentire dagli altri partecipanti.

 

Nella prossimo articolo parleremo di piattaforme: quali sono le principali che attualmente vengono utilizzate per gli open day in streaming), quali modalità di iscrizione adottare, chi coinvolgere, e di tanto altro. Leggi qui l’articolo!

 

Se vi è piaciuto questo articolo condividetelo con chi potrebbe trovare qualche spunto utile per gli open day che sta organizzando. A presto!

 

 

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