Open Day Online: come organizzare l’orientamento a distanza (1a parte)

Open Day in streaming: ci sono molti modi di organizzare un open day “a distanza”: ci sono molti spunti da trarre e molti errori da evitare.

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Dato il particolare momento, coloro che si occupano di orientamento scolastico si sono ritrovati a dover accantonare il principale strumento che consente a scuole e università di far conoscere la propria offerta formativa: l’open day.

Parlare di open day in un contesto in cui vige il distanziamento sociale e in cui gli spostamenti sono ridotti al minimo indispensabile sembra quasi un paradosso. Quindi che fare?

Abbiamo pensato di condividere con i lettori del blog Education Marketing Italia alcuni suggerimenti, frutto della nostra esperienza in fatto di open day reali e virtuali.

 

1) Cambiare strategie con rapidità

Insieme ai nostri clienti in questo periodo abbiamo dovuto far fronte a cambiamenti rapidi e a situazioni poco prevedibili: in alcuni casi la programmazione degli open day era già avviata, con diversi iscritti agli open day da gestire, in altri casi stavamo ultimando i preparativi per il lancio dei primi open day per promuovere i corsi in partenza, corsi che a volte sono stati bloccati e corsi che invece sono stati convertiti in e-learning.

Insomma, come molti di voi abbiamo dovuto agire in fretta e adattare le nostre strategie alla nuova situazione.

 

1.1) L’open day è il più importante degli strumenti

Già da diversi anni molti di noi utilizzano diverse modalità a distanza per fare orientamento: pensiamo ad esempio ai colloqui via Skype, al classico scambio di email seguito da una telefonata di approfondimento, o ancora alla live chat sul proprio sito o sui social.

Senza nulla togliere a queste modalità che – a maggior ragione oggi – sono importantissime, in questo articolo vogliamo focalizzarci sull’open day perché lo riteniamo uno strumento “imprescindibile” per la strategia di enrollment delle realtà formative.

L’open day infatti permette all’istituto di farsi conoscere tramite un unico evento a più prospect contemporaneamente, cosa che con le altre modalità non è possibile fare.

Se volete saperne di più sull’importanza di organizzare degli open day efficaci leggete qui i nostri articoli

Per trattare adeguatamente gli open day online e la loro organizzazione abbiamo pensato di dedicare una serie di articoli addentrandoci sempre più in profondità nell’argomento.

 

1.2) Un know how che va oltre l’oggi

Crediamo sia importante soffermarci sull’argomento perché questo periodo dà la possibilità a scuole e università di ripensare questi eventi, implementando nuove tipologie di open day attraverso nuove competenze che in futuro potranno affiancare gli open day classici, aumentando la varietà di strumenti e competenze a disposizione dei reparti di orientamento.

L’open day che le scuole stanno utilizzando sempre più frequentemente è quello in modalità streaming. Viene chiamato in diversi modi (“virtual open day”, “open day streaming”, “open day online”, ecc) e vengono usate tante piattaforme differenti, ma il concetto non cambia: è un open day trasmesso in streaming.

 

2) Tanti format diversi

Se la modalità è quella in streaming per tutti, è nel format dell’evento che le diverse scuole si sono differenziate. Non c’è un format identico per tutti, le risorse sono diverse e ognuno decide cosa è meglio per la propria realtà, strutturando l’open day a proprio piacimento.

Partendo da questo presupposto, come il nostro primo consiglio è quello di fare delle analisi sul campo, cioè di guardare gli altri cosa fanno e prendere spunto. Non è mai saggio fissarsi su un’idea, o pensare “buona la prima”; è sempre meglio essere curiosi, non accontentarsi e avere l’apertura mentale di riconoscere quando qualcuno ha un’idea migliore della nostra, o vedere dove gli altri sbagliano, perché ci serve per migliorare il lavoro che stiamo facendo.

In quest’ottica, vi proponiamo alcuni esempi concreti dei primissimi open day che si sono organizzati convertendo i propri open day in open day in streaming.

Tra i primi troviamo lo IULM di Milano. Su YouTube sono presenti i video (ad esempio qui) dei loro open day che sono strutturati con una prima parte in Aula Magna in cui il rettore e il responsabile di facoltà introducono in 40/45 minuti il corso di laurea, supportati da slide di presentazione. Al termine della presentazione si passa la linea all’ufficio di orientamento in cui due referenti rispondono alle domande che arrivano via chat dai partecipanti.

Un’altra scuola che si è attivata immediatamente è il Polimoda, organizzando un open day online (lo potete trovare qui, è necessario registrarsi) con una prima parte in cui 3 relatori descrivono il corso intervallati da filmati ed alla fine i partecipanti vengono invitati a prenotare un colloquio con un responsabile dell’orientamento. In questo caso abbiamo avuto la sensazione che l’evento non fosse “live”.

Un altro esempio è l’open day dello IED, il quale oltre alle dirette streaming, ha aperto una sezione ad hoc per i registrati (la trovate qui) con diversi contenuti video (ad esempio video di benvenuto fatto dai rettori, progetti fatti dagli studenti, spiegazioni della metodologia adottata, ecc.).

Ancora diverso è l’approccio dell’Università Cattolica, la quale ha organizzato una programmazione di una settimana di eventi in cui, ogni giorno, vengono effettuate 3 presentazioni di 3 facoltà, in diretta streaming sui loro social (Facebook, Youtube, LinkedIn) con diversi relatori che intervengono e presentano le peculiarità del percorso di studi (qui il link allo streaming YouTube).

 

3) Quali domande farsi?

Come possiamo vedere già da questi 4 esempi, ci sono molti modi di organizzare un open day “a distanza”, ci sono molti spunti da trarre e molti errori da evitare.

Sicuramente anche nel vostro settore ci saranno realtà che hanno organizzato open day online, vi consigliamo di fare una ricerca e guardare le diverse modalità scelte, valutare quali caratteristiche vi sono piaciute di più e quali di meno, quali si adattano maggiormente al vostro contesto scolastico e stilare una serie di caratteristiche che il vostro open day in streaming ideale deve avere.

  • Deve prevedere interazioni o no? Se sì, come?
  • Deve essere aperto a tutti oppure solo ai registrati?
  • Meglio con un relatore o più relatori?
  • Il relatore deve utilizzare un registro comunicativo ad hoc per lo streaming?
  • Dove ambientarlo?
  • Quali piattaforme di streaming usare?

Come vedete ci sono davvero molte variabili. Iniziate dall’analizzare quello che stanno facendo le altre realtà formative.

Nel prossimo articolo entriamo in profondità su ciascuna domanda posta qui e proviamo a darvi dei suggerimenti per costruire il vostro open day in streaming ottimale: leggilo qui!

 

 

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