I 5 (+1) step per realizzare slide efficaci per gli Open Day

Cosa succede quando dobbiamo creare le slide? Come usiamo strumenti di lavoro come Powerpoint, Google Presentation, Canva, o Keynote, Powtoon?

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Un tempo parlavamo di lucidi, proiettori e diapositive, oggi non si fa altro che parlare di slide. Mentre si evolvono mezzi e tecnologie, la necessità di accompagnare presentazioni e discorsi con schematizzazioni e riassunti di concetti rimane.

Ci imbattiamo nelle slide durante riunioni di lavoro, convegni o seminari che seguiamo in presenza, ma anche durante eventi che vengono condotti in streaming. Nella scuole l’attenzione verso questo strumento è cresciuta, sia per potenziare l’efficacia della didattica a distanza, sia per condurre eventi in presenza o a distanza, come ad esempio gli Open Day.

 

 

Nella complessa organizzazione di un Open Day arriverà dunque anche il momento di pensare alla presentazione. Bisognerà riflettere su cosa vogliamo dire e su come vogliamo dirlo, stendere il discorso, e pensare quindi anche alle slide da mostrare: sia che vengano proiettate in un’aula magna, sia che vengano visualizzate su un computer, esse devono avere il potere di fissare maggiormente le informazioni più importanti nella mente del nostro pubblico e riuscire a mantenere alta l’attenzione.

Da spettatori, è facile capire quando quello che ci viene mostrato è accattivante e facilita la comprensione degli argomenti. Ma cosa succede quando siamo noi a dover creare le slide? In che modo usiamo strumenti di lavoro come Powerpoint, Google Presentation, Canva, o Keynote, Powtoon? Riusciamo a far sì che le slide siano un valore aggiunto al discorso e lo potenzino oppure, alla fine, costruirle vi appare solo come una perdita di tempo e gestirle durante la presentazione un impedimento alla performance?

Una presentazione accompagnata da slide efficaci può aumentare di molto la capacità di persuasione verso chi ci ascolta e permette di ricordare meglio e più a lungo i concetti esposti. Al contrario, se le slide risultano difficili da comprendere e il nostro discorso poco fluido e poco strutturato, allora subiremo un grave autogol.

Scopriamo quindi quali azioni fondamentali ti permetteranno di raggiungere da subito risultati soddisfacenti nella costruzione delle tue slide.

 

Trova i contenuti adatti

Che tu stia preparando il discorso di una riunione o di un open day, delle slide da inserire in un articolo per il blog scolastico, o da proporre come materiale integrativo alle tue lezioni, devi sempre focalizzare il tuo target. Domandati: chi recepirà le tue parole? Quali sono le caratteristiche del pubblico che vuoi colpire? La risposta svela la chiave per modellare il tono e lo stile della tua presentazione. È il primo vero passo vincente in qualsiasi comunicazione di successo.

Nel caso di un Open Day, potrai immaginarti di rivolgerti a giovani, studenti e genitori. Per stabilire una comunicazione ottimale però questo non basta: dovrai andare molto più in profondità e scoprire, ad esempio, i loro interessi, le loro paure, i loro canali di comunicazione preferiti.

Dovrai anche stabilire il tuo obiettivo finale: cosa voglio che faccia il pubblico dopo la presentazione? Vuoi che ti contattino oppure che vadano sul tuo sito? Questa azione dovrà essere esplicita e riportata nelle slide di conclusione.

Definisci la struttura

Quando avrai ben chiaro cosa si aspetta il pubblico dal tuo intervento, passa alla definizione e alla strutturazione degli argomenti. Comincia con un brainstorming, meglio se in gruppo, in cui annotare tutti tutto quello che pensi sia utile e funzionale esporre. Poi prova a confrontarti con quello che fanno altre scuole o con i lavori che la tua ha fatto in passato. Cosa funziona? Cosa si può migliorare? A questo punto, senza mai perdere d’occhio la strategia, potrai stendere la tua lista di argomenti.

Ti consigliamo di organizzare i contenuti che vorrai esporre in una tabella, dove avrai lo spazio per sviluppare tutte le informazioni, preparare il discorso orale e cominciare a fare un calcolo del tempo che potrai dedicare ad ogni argomento. Tener presente, infatti, che il tempo della presentazione è limitato, ti aiuterà nell’azione di sintesi degli argomenti.
Prevedi sempre uno spazio anche per l’introduzione e la conclusione, due punti focali per alzare l’attenzione del pubblico e trasmettere le informazioni utili e fondamentali che vorrai far ricordare. La tabella creata rifletterà la struttura delle vostre slide.

È questo il momento in cui possiamo scegliere il programma con cui ti trovi meglio e cominciare a costruire la slide: che sia Powerpoint, Keynote o Prezi, i consigli che vi daremo di seguito sono validi sempre.

 

Trova il programma migliore al tuo uso

Quando ti capita di vedere delle belle slide sarà capitato anche a te di domandarti: “Che programma sarà stato usato per queste slide?”
Nel nostro caso quindi l’interrogativo che si pone è: “Qual è il software migliore per un utilizzo scolastico?

Ci sono molti strumenti e piattaforme a disposizione anche sul web che offrono (spesso anche gratuitamente) soluzioni “semi-lavorate” molto personalizzabili e efficaci che permettono in poco tempo di creare materiali digitali di altissima qualità e impatto.
Esistono sul mercato tantissimi strumenti per creare delle buone slide, così tanti che il rischio è di non riuscire a capire quando conviene usare un determinato programma e quando un altro. Per aiutarti, abbiamo raccolto in questo articolo un elenco di consigli per associare lo strumento corretto allo tuo scopo didattico o informativo (e capire, ad esempio, quando conviene usare Canva e quando Power Point).

Ricordati però che non basta però l’estetica o l’intrattenimento fine a sé stesso a rendere una presentazione efficace. Al contrario: lo studio sul contenuto deve sempre essere messo al primo posto.

 

Crea slide facili da leggere (e belle)

Attenzione: non è detto che delle slide belle siano anche efficaci. Ad esempio, usare template preconfezionati e scelti tra le piattaforme più all’avanguardia possono appagare esteticamente. Tuttavia non ti fanno raggiungere automaticamente i tuoi obiettivi strategici.
Le slide servono per rafforzare e imprimere i nostri messaggi. Per questo il primo ragionamento è da fare sullo scopo: prima lo scopo del nostro progetto, poi lo scopo comunicativo di ogni singola slide e quindi di ogni singola frase.

 

Scrivere semplice

Focalizzati quindi sulle parole chiave del discorso, costruisci frasi semplici cercando di evitare periodi complessi e riduci il testo all’osso: elimina avverbi, aggettivi, usa preposizioni brevi, verbi semplici al posto delle locuzioni verbali.

Quando ti rendi conto che una slide sta diventando troppo piena hai due soluzioni: sintetizza maggiormente, oppure scagliona le informazioni su più slide (meglio tre slide “leggere” e quindi leggibili, piuttosto che una troppo lunga e complicata da leggere).
Ricorda che se le slide saranno troppo difficili da processare, il tuo pubblico perderà l’attenzione verso quello che stai dicendo perché “si perderà” nella lettura le slide: è controproducente!

Se fai fatica a selezionare i contenuti perché ritieni che tutto sia importante, puoi creare del materiale da fornire separatamente, ad esempio sotto forma di documento, con tutti i contenuti che possono essere recepiti in un secondo momento separato dalla presentazione.

 

La disposizione, la forma, il colore degli elementi

Quando parliamo o scriviamo diamo significato a quello che diciamo con sintassi, tono o gestualità. Anche in una slide devi far capire quali sono gli elementi su cui vuoi che si focalizzi l’attenzione.

Per ogni argomento che hai inserito nella nostra tabella pensa quindi a quali sono i concetti chiave che devi trasmettere, e a quale sia quindi la migliore disposizione degli elementi nella slide per farli emercere. Ad esempio, poniti queste domande: gli elementi che ho inserito sono equivalenti oppure ci sono delle gerarchie di “importanza”? Cosa voglio che l’occhio guardi come prima cosa? Su cosa voglio che resti l’attenzione?

La risposta a quest domande determinerà la posizione reciproca degli elementi e l’area che ad essi dedicherai. Puoi evidenziare anche i punti principali con contrasti di dimensione, forma e colore oppure con le animazioni. Curando questi dettagli darai il giusto significato agli elementi: ti accorgerai che è la chiave di svolta nella costruzione di slide efficaci.

Ricordati di usare i colori appropriati. È importante riferirsi sempre ai colori scelti dalla propria scuola per trasmettere la propria immagine. Se la scuola non li ha definiti, puoi prendere ispirazione dal vostro logo. Che colore ha? Trova il colore esatto e usalo come elemento distintivo: in questo modo rafforzerai l’immagine della vostra realtà e ti farai ricordare di più.

Ricordati che ogni area dovrà essere ben distinta dalle altre: lascia sempre dello spazio bianco tra gli elementi e dai margini del tuo foglio di lavoro!

 

Immagini e colori aiutano la memorizzazione

Usa immagini, foto e icone: possono essere di forte impatto se servono per aiutare la comprensione e il ricordo. Devono essere selezionate con cura e attenzione: evita immagini sgranate, di bassa qualità e non deformarle. Preferisci sempre foto con delle persone evitando invece quelle con spazi vuoti e se usi le icone, sceglile dello stesso stile.

Che tu scelga di usare foto, illustrazioni o icone, scegli il tuo stile e mantienilo in tutta la presentazione (meglio ancora, in tutti i contenti che riguardano lo stesso progetto o ente) per raccontare al meglio l’identità della propria scuola. Questo discorso si inserisce all’interno del tema “Immagina coordinata”: per approfondire qui trovi le le best practice di Berkeley.

 

Come per imparare a scrivere bene è importante leggere molto, il modo più efficace per allenare il proprio occhio alle slide e alla comunicazione visiva è guardare altre presentazioni. Allena il tuo occhio a valutare l’efficacia di una slide domandandoti: quando è efficace quello che vedo? Cosa mi trasmette? Cosa mi sta comunicando?

Poco a poco riuscirai a sviluppare un gusto personale e sempre maggiore abilità nel distinguere al primo sguardo una comunicazione visiva efficace da una che crea rumore, che soffoca il contenuto e allontana chi la guarda dal tuo obiettivo.

Come potenziare al massimo il tuo discorso

Parlare di “pesentazione di un open day” racchiude tante cose collegate tra loro: le slide hanno un legame diretto sia con il discorso a cui si legano, ma anche con il modo in cui un oratore espone i contenuti.

Se hai tempo e risorse a disposizione, ecco gli altri aspetti da curare e tenere in considerazione per riuscire a rendere memorabile la tua presentazione:

 

Preparare un discorso efficace per l’Open Day

Tecniche e spunti per preparare un discorso ad alto d’impatto per presentare la tua scuola all’Open Day

Leggi l’articolo: Preparare un discorso efficace per l’Open Day

 

L’importanza dei relatori

I relatori daranno un volto ed una voce alla scuola. Capire quali sono le persone che più sono adatte a questo incarico è un compito fondamentale: scegli con cura!

Leggi l’articolo: La varietà dei relatori durante un open day

 

Consigli di Public Speaking mirati per le scuole

Tutte le persone interessate al vostro corso sono lì, pronte ad ascoltare il relatore che sta per parlare: ecco, quello è il momento più importante! Il vostro discorso è scritto in modo impeccabile ma… Avete fatto un po’ di prove di Public Speaking? Abbiamo raccolto un po’ di consigli nati dalla nostra esperienza con le scuole.

Leggi l’articolo: Public Speaking e open day: consigli per migliorare

Webinar gratuiti per la comunicazione efficace per la scuola

Con Education Marketing Italia proponiamo frequentemente degli incontri online dedicati alla comunicazione in molte sue sfaccettature come, ad esempio, le slide e la comunicazione visiva.
I nostri webinar sono gratuiti, hanno un approccio molto pratico e vogliono fornire metodologie e strumenti per cominciare ad avere da subito un approccio diverso verso questi temi e vedere risultati tangibili.

Come fare a non perderseli? Iscriviti al nostro canale di EventBrite per ricevere gli inviti agli eventi!

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Giulia Cattoni

Faccio quello che faccio da sempre: scrivo. Uso la scrittura per dare forma a pensieri e idee.
Da piccola consumavo pagine e pagine per descrivere le mie avventure quotidiane sul diario, oggi uso il linguaggio per creare testi efficaci, contenuti digitali, e organizzarne la gestione.
Mi piace trovare le parole giuste, mettere ordine ai testi e renderli chiari, e creare contenuti accessibili, piacevoli e utili.

Faccio parte del team di Education Marketing Italia dal 2016: ho iniziato come autrice del blog e negli anni ho ampliato i miei ruoli. Oltre alla produzione e gestione dei nostri contenuti, affianco i miei colleghi nella gestione degli open day e nelle attività di design thinking.
Dal 2023 mi occupo in prima linea della cura del nostro brand: dalle mie mani passano piani editoriali, articoli, post, newsletter, webinar e la strategia che li tiene insieme.

Mi sono laureata in Comunicazione con una tesi sull'uso della lingua per l'infanzia, ho frequentato corsi sulla didattica emozionale e sulla robotica educativa. Sono stata istruttrice di pallavolo nel settore giovanile comasco.

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