I 5 step per realizzare slide efficaci per gli Open Day

Cosa succede quando dobbiamo creare le slide? In che modo usiamo strumenti di lavoro come Powerpoint, Google Presentation, Canva, o Keynote, Powtoon?

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Un tempo parlavamo di lucidi, proiettori e diapositive, oggi non si fa altro che parlare di slide. Mentre si evolvono mezzi e tecnologie, la necessità di accompagnare presentazioni e discorsi con schematizzazioni e riassunti di concetti rimane.

Ci imbattiamo nelle slide durante riunioni di lavoro, convegni o seminari che seguiamo in presenza, ma anche durante eventi che vengono condotti in streaming. Nella scuole l’attenzione verso questo strumento è cresciuta, sia per potenziare l’efficacia della didattica a distanza, sia per condurre eventi a distanza, come ad esempio gli Open Day.

 

 

Nella complessa organizzazione di un Open Day arriverà dunque anche il momento di pensare alla presentazione. Bisognerà riflettere su cosa vogliamo dire e su come vogliamo dirlo, stendere il discorso, e pensare quindi anche alle slide da mostrare: sia che vengano proiettate in un’aula magna, sia che vengano visualizzate su un computer, esse devono avere il potere di fissare maggiormente le informazioni più importanti nella mente del nostro pubblico e riuscire a mantenere alta l’attenzione.

Da spettatori, è facile capire quando quello che ci viene mostrato è accattivante e facilita la comprensione degli argomenti, ma cosa succede quando siamo noi a dover creare le slide? In che modo usiamo strumenti di lavoro come Powerpoint, Google Presentation, Canva, o Keynote, Powtoon? Riusciamo a far sì che le slide siano un valore aggiunto al discorso e lo potenzino oppure, alla fine, costruirle vi appare solo come una perdita di tempo e gestirle durante la presentazione un impedimento alla performance?

Una presentazione accompagnata da slide efficaci può aumentare di molto la capacità di persuasione verso chi ci ascolta e permette di ricordare meglio e più a lungo i concetti esposti. Ma se le slide risultano difficili da comprendere e il nostro discorso poco fluido e poco strutturato, allora subiremo un grave autogol.

Scopriamo quindi quali azioni fondamentali ti permetteranno di raggiungere da subito risultati soddisfacenti nella costruzione delle tue slide.

 

Focalizza la strategia

Che tu stia preparando un discorso, delle slide o un articolo per un blog, devi sempre focalizzare il tuo target. Domandati: chi recepirà le tue parole? Quali sono le caratteristiche del pubblico che vuoi colpire? La risposta svela la chiave per modellare il tono e lo stile della tua presentazione, che è il primo vero passo vincente in qualsiasi comunicazione di successo.

Nel caso di un Open Day, potrai immaginarti di rivolgerti a giovani, studenti e genitori. Per stabilire una comunicazione ottimale però questo non basta: dovrai andare molto più in profondità e scoprire, ad esempio, i loro interessi, le loro paure, i loro canali di comunicazione preferiti.

Dovrai anche stabilire il tuo obiettivo finale: cosa voglio che faccia il pubblico dopo la presentazione? Vuoi che ti contattino oppure che vadano sul tuo sito? Questa azione dovrà essere esplicita e riportata nelle slide di conclusione.

 

Definisci la struttura

Quando avrai ben chiaro cosa si aspetta il pubblico dal tuo intervento, passa alla definizione e alla strutturazione degli argomenti. Comincia con un brainstorming, meglio se in gruppo, in cui annotare tutti tutto quello che pensi sia utile e funzionale esporre. Poi prova a confrontarti con quello che fanno altre scuole o con i lavori che la tua ha fatto in passato. Cosa funziona? Cosa si può migliorare? A questo punto, senza mai perdere d’occhio la strategia, potrai stendere la tua lista di argomenti.

Ti consigliamo di organizzare i contenuti che vorrai esporre in una tabella, dove avrai lo spazio per sviluppare tutte le informazioni, preparare il discorso orale e cominciare a fare un calcolo del tempo che potrai dedicare ad ogni argomento. Tener presente, infatti, che il tempo della presentazione è limitato, ti aiuterà nell’azione di sintesi degli argomenti.
Prevedi sempre uno spazio anche per l’introduzione e la conclusione, due punti focali per alzare l’attenzione del pubblico e trasmettere le informazioni utili e fondamentali che vorrai far ricordare. La tabella creata rifletterà la struttura delle vostre slide.

È questo il momento in cui possiamo scegliere il programma con cui ti trovi meglio e cominciare a costruire la slide: che sia Powerpoint, Keynote o Prezi, i consigli che vi daremo di seguito sono validi sempre.

 

Crea struttura ed equilibrio

Per ogni argomento che hai inserito nella nostra tabella pensa a quali sono i concetti che devi trasmettere, e a quale sia quindi la migliore disposizione degli elementi nella slide: sono elementi equivalenti oppure ci sono delle gerarchie di “importanza”? La risposta determinerà la posizione reciproca degli elementi e l’area che ad essi dedicherai. Ricordati che ogni area dovrà essere ben distinta dalle altre: lascia sempre dello spazio bianco tra gli elementi e dai margini del tuo foglio di lavoro!

 

Seleziona i contenuti da inserire

Focalizzati sulle parole chiave del discorso, costruisci frasi semplici cercando di evitare periodi complessi e riduci il testo all’osso: elimina avverbi, aggettivi, usa preposizioni brevi, verbi semplici al posto delle locuzioni verbali.
Quando ti rendi conto che una slide sta diventando troppo piena hai due soluzioni: sintetizza maggiormente, oppure scagliona le informazioni su più slide (meglio tre slide “leggere” piuttosto che una “pesante”).
Ricorda che se le slide saranno troppo difficili da processare, il tuo pubblico perderà l’attenzione verso quello che stai dicendo perché “si perderà” nella lettura le slide: è controproducente!

Se fai fatica a selezionare i contenuti perché ritieni che tutto sia importante, puoi creare del materiale da fornire separatamente, ad esempio sotto forma di documento, con tutti i contenuti che possono essere recepiti in un secondo momento separato dalla presentazione.

Usa immagini, foto e icone: possono essere di forte impatto se servono per aiutare la comprensione e il ricordo. Devono essere di buona qualità: evita immagini sgranate, di bassa qualità e non deformarle. Preferisci sempre foto con delle persone evitando invece quelle con spazi vuoti e se usi le icone, sceglile dello stesso stile.

 

Dai il giusto significato agli elementi

Quando parliamo o scriviamo diamo significato a quello che diciamo con sintassi, tono o gestualità. Anche in una slide devi far capire quali sono gli elementi su cui vuoi che si focalizzi l’attenzione. In che modo? Puoi evidenziare i punti principali con contrasti di dimensione, forma e colore oppure con le animazioni.

Ricordati di usare i colori appropriati. È importante riferirsi sempre ai colori scelti dalla propria scuola per trasmettere la propria immagine. Se la scuola non li ha definiti, puoi prendere ispirazione dal vostro logo. Che colore ha? Trova il colore esatto e usalo come elemento distintivo: in questo modo rafforzerai l’immagine della vostra realtà e ti farai ricordare di più.

 

Come per imparare a scrivere bene è importante leggere molto, il modo più efficace per allenare il proprio occhio alle slide e alla comunicazione visiva è guardare altre presentazioni. Allena il tuo occhio a valutare l’efficacia di una slide domandandoti: quando è efficace quello che vedo? Cosa mi trasmette? Cosa mi sta comunicando?

Poco a poco riuscirai a sviluppare un gusto personale e sempre maggiore abilità nel distinguere al primo sguardo una comunicazione visiva efficace da una che crea rumore, che soffoca il contenuto e allontana chi la guarda dal tuo obiettivo.

 

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Giulia Cattoni

Lavoro dal 2013 nell'ambito della comunicazione e del marketing. Mi sono appassionata e specializzata sui temi riguardanti il territorio, l'innovazione e l'educazione diventando professionista dell'uso del linguaggio e della creazione, gestione e organizzazione dei contenuti. Mi sono laureata in Comunicazione con una tesi sull'uso della lingua per l'infanzia, ho frequentato corsi sulla didattica emozionale e sulla robotica educativa. Trasversalmente, ho carpito la sensibilità dalla mamma insegnante e l’ho fatta mia lavorando con entusiasmo per sette anni come istruttrice di pallavolo nel settore giovanile comasco. Lavoro con orgoglio per Education Marketing Italia dal 2016 come autrice del blog e dal 2020 sono entrata a far del team che offre servizi e consulenza strategica per le scuole.

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